7 errores básicos en un modelo de factura

Esto está basado en hechos reales: un cliente (una empresa), al recibir una factura, se encuentra con que falta el CIF. Reclama su rectificación al proveedor, pero este detecta algo más: no solo falta el CIF de la empresa (de su cliente), sino también la dirección y el nombre completo de la razón social.

En este caso se trataba de una factura emitida de forma online: el error no era del emisor, que contaba con un modelo de factura perfectamente legal y con todos los requisitos, sino del cliente, que al hacer la suscripción online del servicio olvidó introducir esos datos.

7 errores fundamentales en una plantilla de factura

¿Qué ocurre cuando un modelo de factura tiene errores básicos?

Habría que definir antes qué entendemos por errores básicos y habría que listarlos, aunque por el ejemplo de arriba ya te estarás oliendo por dónde van los tiros.

¿Qué problema tendría el cliente del ejemplo con un factura que omite datos básicos? Pues que la factura, frente a la Agencia Tributaria, puede carecer de validez.

Por lo que difícilmente podrá reclamar el IVA facturado y frente a una inspección (algo que también podría afectar al emisor), Hacienda podría desestimar la factura, por decirlo suavemente.

Pero hay otras consecuencias negativas, que te las mencionaremos al repasar otros errores, que dejaremos en siete, por eso de no abusar:

1. Omitir el NIF o CIF

Esto es lo más básico. Si falta el NIF o CIF del emisor o del cliente no hay factura que valga, fiscalmente hablando, a no ser, claro, que el cliente sea un particular.

2. Omitir la razón social (o escribirla incompleta)

La razón social (o nombre en caso de autónomos) ha de aparecer tal y como queda en el registro de la Agencia Tributaria cuando te diste de alta. Si la razón social de tu empresa es Pepitos Palotes S. L., has de hacerla constar tal y como es, sin un palote o pepito de más (o de menos).

Y lo mismo con tu cliente.

3. Omitir la dirección

Y aquí hablamos de la dirección fiscal, tal y como consta en el registro de Hacienda, que no hay que confundir con la dirección postal o de tu local, en caso de no coincidir ambas direcciones.

Una factura que comprenda cualquiera de estos tres puntos (o los incumpla todos; siempre hay algún campeón por ahí de los errores), la resta validez, como decíamos, frente al fisco.

4. Serie numérica no correlativa y con saltos

Tu facturación ha de seguir un orden numérico correlativo y sin vacíos. No importa con qué número empieces. Lo importante es que la serie no se interrumpa.

Para Hacienda esto sería señal de que faltan facturas y que, por tanto, se está cometiendo una infracción tributaria.

5. La fecha de emisión y la serie numérica no cuadran

Hay empresas o autónomos que por algún descuido, negligencia u otras sospechas que no queremos arrojar aquí, alteran el número de las facturas, o simplemente eliminan una factura antigua y la vuelven a emitir respetando la serie numérica, pero descuidando la fecha de emisión.

En otras palabras: aparece una factura con un número anterior a otra, pero con una fecha de emisión posterior.

Esto ocurre a menudo cuando usas un programa de facturación. Y para la Agencia Tributaria es sospechoso (la falta de correlación; no el que uses un programa de facturación).

6. El IVA sin desglosar

En las líneas o conceptos de tu factura, tus servicios o productos han de aparecer desglosados de la siguiente manera:

  • La base imponible, que es el precio e importe neto.
  • El tipo de IVA que se aplica (21%, 10% o 4%).
  • La cuota de IVA que se aplica.

¿Y qué ocurre si la factura está exenta de IVA? En ese caso, no has de desglosar, obviamente, ningún IVA, pero has de señalar que la factura está exenta de IVA y hacer referencia al artículo de la ley del IVA que así lo dispone (para saber más, échale un vistazo a nuestro blogpost: "Modelo de factura exento de IVA").

7. Olvidar la fecha de vencimiento

Si bien es cierto que la fecha de vencimiento no es obligatoria (la factura puede haber sido pagada al contado), su omisión acarrea otros problemas relacionados con tu contabilidad: puede - y ocurre - que tu cliente se demore en el pago.

Para la Agencia Tributaria eso no será ningún problema (siempre y cuando le ingreses el IVA de la factura), pero para las cuentas de tu negocio puede llegar a serlo (puedes leer el blogpost "La fecha de vencimiento en tu plantilla de factura: ¿Por qué es importante?").

Escrito por Javier LópezJavier López, 25 Noviembre 2016