¿Por qué es importante escribir claro? Básicamente, porque el objetivo de toda comunicación es entenderse. Diariamente, y debido a las nuevas tecnologías, nos pasamos todo el día escribiendo, en el trabajo y en nuestra vida personal.
No obstante, ¿ha mejorado eso nuestra forma de escribir? ¿Escribimos ahora mejor que antes? Planto aquí el debate y paso a lo más importante: por qué es importante escribir claro al hacer facturas.
La importancia de escribir claro en tus facturas
Una advertencia para evitar confusiones: hablo de escribir claro y no de escribir bien. La finalidad de escribir claro es que te entiendan. La finalidad de escribir bien es artística. Una ejemplo: el Ulises de James Joyce es una muestra sublime de literatura. Está muy bien escrito.
Pero cualquiera que haya intentado sumergirse en este tocho, habrá llegado a la siguiente conclusión al pasar la primera página (si con suerte lo ha logrado): es una obra oscura, enrevesada. La claridad brilla por su ausencia.
Por tanto, no hay que aspirar al premio Nobel de Literatura, sino a un fin más sencillo y práctico: que tu cliente te entienda. Y concretamente, que entienda lo que quieres decirle en la factura.
¿Quieres que tu cliente te pague una factura? Pues eso son una de las cosas que están en juego.
6 recomendaciones para escribir claro
Personalmente, a cualquier persona que quiera escribir claro, le recomiendo las cinco reglas del escritor George Orwell aparecidas en su ensayo La política y el idioma inglés.
Estas reglas forman parte de la guía de estilo de The Economist, probablemente el periódico mejor escrito del mundo, por su claridad, concisión y belleza.
Aunque esta guía está pensada para periodistas y comunicadores, sus reglas básicas son igual de válidas para cualquier profesional (autónomo o empresario) que quiera comunicarse con claridad. Me voy a permitir la licencia de adaptarlas a nuestro propósito, que es la facturación con nuestros clientes:
- Piensa antes lo que quieres decir. La clave de una comunicación clara es un pensamiento claro.
- Escribe la frase entera para que tu cliente tenga toda la información. Nunca des nada por supuesto o creas que tu cliente ha de entender lo que ronda por tu cabeza. Ayuda mucho ponerse en su lugar.
- Nunca uses una palabra larga cuando puedes usar una palabra corta. Y lo mismo sirve para una frase: sé conciso y directo.
- Usa la voz activa y no la voz pasiva. Es decir, evita en lo posible frases como "el material será usado" o "la reparación será hecha", etc. Di claramente "usamos el material" o "haremos la reparación". La voz activa llama a la acción; la pasiva, a no moverse.
- Evita la jerga y las abreviaturas. Tu cliente, por lo general, no tiene por qué entender la jerga de tu sector ni las abreviaturas de conceptos propios de tu profesión. Esto es un aviso a abogados y asesores: por lo general, vuestros clientes no tienen ni idea de lo que les habláis. Y no es porque sean tontos.
- Respeta la gramática y la ortografía. Es cierto que la falta de un acento no afecta a la claridad del mensaje, pero resta seriedad. Lo de la gramática sí que es más importante: una sintaxis alambicada, con falta de concordancia entre el sujeto y el predicado, puede hacer incomprensible una frase.
Recuerda que la finalidad no solo es que tu cliente te entienda, sino de optimizar tu tiempo de trabajo y el tiempo de tu cliente. No sabes la de tiempo que se pierde diariamente en la comuncación con los clientes por no escribir claro desde un principio.
Cómo te ayuda Debitoor a escribir claro en tus facturas
Con Debitoor, nuestro programa de facturación y contabilidad, puedes optimizar el tiempo que inviertes en comunicarte con tu cliente.
Cuando haces una factura, verás que en la plantilla de factura dispones de dos apartados para escribir:
1. Notas. Lo verás en la parte superior derecha, debajo de las condiciones de pago.
2. Términos. Está en el espacio inferior de la factura, por si el apartado de "Notas" no es suficiente. Es muy útil para clarificar los términos del servicio o contratación.
Ahora intenta aplicar nuestros consejos de escribir claro en estos espacios. Pero como sabemos que la comunicación con tu cliente es importante y que una buen relación se basa también en una buena comunicación, hemos habilitado un espacio para chatear con él.
Te informamos de esto hace tiempo ("Comunícate con tus clientes"), pero viene bien recordarlo, por si es la primera vez que apareces por aquí: cuando tu cliente recibe una factura desde Debitoor, os podéis escribir comentarios junto al documento.
Se trata de una especie de chat que se abre en una columna en el lado derecho de la factura. Es muy práctica para aclarar aspectos, renegociar acuerdos o incluso felicitarse por el servicio o producto.
En Debitoor, como puedes ver, te ponemos todos los medios posibles para mejorar la comunicación con tus clientes.
Pero es importante escribir claro en tus facturas. Ahorrarás tiempo, malentendidos y ganarás en profesionalidad.
¡Ánimo y a aplicarse!
