Como alma creativa que soy me gustan las cosas hechas a mano. Disfruto mucho más de un viejo libro manualmente encuadernado que de un PDF, o de un óleo que de una serigrafía. Sin embargo, al César lo que es del César.
La tecnología nos ha traído avances y a veces es difícil bajarse de ese tren que nos lleva hasta la parada de la comodidad. Pero, comodidad es sinónimo de relajación y relajación está intrínsecamente relacionado con el tiempo libre.
Como emprendedor puede que el concepto tiempo libre a veces esté un poco difuminado. No es algo de lo que disfrutas a menudo. Entonces, ¿por qué complicarte más la vida con la facturación a mano? Te dejo mis cinco razones por las que es preferible usar un programa de facturas antes que hacer facturas a mano?
1. El valioso tiempo que te ahorras con un programa de facturas
Hagamos un experimento. Escribe la siguiente frase a mano y a ordenador: “En la mesa tengo un café, un lápiz y un modelo de factura”. Si has hecho este ejercicio y has medido el tiempo verás que has tardado menos en escribirlo a ordenador que a mano. Seguramente el teclear te agote los dedos mucho menos que el escribir.
Con un programa de facturas no sólo te ahorras tiempo al escribir, sino también al calcular el número de la factura, el porcentaje de IVA o el de IRPF. Si al final de la factura te ahorras 1 minuto, mínimo, piensa que al final del mes te puedes ahorrar cerca de 20 minutos. Al año son 4 horas. El tiempo es oro y un modelo de factura te lo da.
2. No más borrones, haz una factura limpia
Errar es humano. Por eso se inventaron las gomas de borrar y las bulas papales. Cuando estás haciendo tus facturas a mano si te equivocas tienes dos opciones: tachón y corregir ó arrancar la hoja y empezar de nuevo. Digo arrancar porque intuyo que cuando haces las facturas a mano es porque usas un talonario o bloc de facturas, ¿verdad?
Realmente no es muy profesional hacer tachones, o incluso echar corrector líquido (típex de toda la vida) en una factura, y ya ni te cuento si delante del cliente rompes la factura y empiezas de nuevo. Conclusión: programa de facturación. ¿Que te equivocas mientras haces la factura? Clic en el campo de texto y a continuación editas.
3. Las copias de tus facturas a salvo
Si bien es cierto, que el ingenio tecnológico nos trajo facturas en papel calco por lo que no tienes que completarla dos veces para tener una copia para ti. Sin embargo, cuando guardas esa copia en papel siempre puede ocurrir mil y un acontecimientos que haga que la pierdas.
¿Y si llueve y no está del todo protegida? Tendrás una feliz masa de celulosa. ¿Qué pasa si te dejas la carpeta donde guardas las facturas del día? Adiós facturas, ya tenemos lío. Perdona que insista, pero si lo hubieras tenido almacenado en la nube, esto no te pasaría. No hay pérdida de facturas y mucho menos destrucción por fuego, viento o lluvia ácida.
4. Facturas con aspecto más profesional
Lo quieras o no, las facturas a mano son muy chapuceras. Tenemos una usuaria en Islandia que las hacía a mano, con un folio. Ella es muy artística, pero desde que usa Debitoor los clientes le pagan antes. Claro, tú ves un folio pintarrajeado en casa y no sabes si es una factura o los apuntes de clase.
En un programa de facturas como Debitoor, puedes incluir tu logo, modificar el aspecto con distintas plantillas de factura o incluso seleccionar tus colores corporativos. Con un talonario de facturas puedes… Nada. Además, con una factura bonita, bien estructurada y con un buen logo puedes conseguir que tu cliente recuerde mejor tu negocio.
5. Pagar por un programa de facturas es pagar por lo que necesitas
Muchos dirán “pues hacer las facturas a mano es gratis y un programa de facturas no”. Ya, claro. También es gratis andar en vez de coger el transporte público, y ¿por qué no andas a todos lados? Por falta de tiempo y por comodidad, por evitar equivocarte y acabar en la otra punta de la ciudad, por seguridad e incluso por llegar con un aspecto más presentable al trabajo en vez de sudado como un atleta. Vaya, si son las cuatro razones arriba mencionadas.
También pagas por tomarte un café con tus amigos, cuando en verdad te lo puedes tomar en casa que te sale más barato. Pagas por ventajas, por tener una vida más fácil y así poder dedicar tu energía en otras cosas. Un programa de facturas te da una serie de beneficios por los que tienes que pagar, ¿no? También pagas por Word y Excel, o también pagas por Photoshop o incluso si tienes Spotify pagas la cuenta Premium si crees que es necesaria para tu labor. Piénsalo.
