La vida de un emprendedor es muy exigente y está repleta de compromisos, plazos y demás servidumbres que no son fáciles de gestionar.
Mantener los documentos en orden y actualizados, estar al día de los últimos cambios legislativos y, además, sacar tiempo suficiente para la gestión del negocio se presentan como tareas que pueden desanimar a cualquiera.
De ahí la utilidad de usar un programa de facturación. Por 10 razones:
1) Crea facturas sobre la marcha
Ya no importa dónde estés (y está claro que no tienes que estar siempre en la oficina). Con un software de facturación en la nube puedes hacer facturas desde cualquier sitio. Solo necesitas una conexión a internet.
Los beneficios de un programa de facturación no terminan ahí. Puedes facturar desde tu teléfono móvil o tableta, gracias a las apps para iOS y Android.
2) Informes siempre al alcance de la mano
Tener un ojo puesto en cómo evoluciona nuestro negocio es muy importante, así como estar al día de todos los movimientos de nuestra facturación y contabilidad.
Con un programa de facturación, los principales informes (el modelo 303 de IVA, la cuenta de resultados y el balance de situación) se generan al momento, automáticamente.
Además, siempre puedes echar la vista atrás y comparar dos periodos diferentes.
3) Control de ingresos y gastos y conciliación bancaria
Este punto se conecta con el anterior: ¿se puede mantener una visión general de los ingresos y gastos en cualquier momento?
Un programa de facturación te permite hacerlo automáticamente gracias a diagramas y gráficos siempre actualizados, así como a notificaciones e informes que muestran el estado de pagos de las facturas y gastos.
Además, la conciliación bancaria automática te ayuda a vincular cada movimiento de tu cuenta con su correspondiente factura de ingreso y gasto.
4) Calcula los beneficios
En la lista de facturas puedes filtrar los resultados por estado y período y ver en un momento dado los beneficios de tu actividad y si hay pagos pendientes.
También puedes imprimir el historial de facturas emitidas por cliente para analizar vuestra relación comercial.
5) Ahorra tiempo
Al automatizar las funciones básicas de facturación y contabilidad, un programa de facturación significa ahorro de tiempo: desde guardar los datos de clientes y proveedores para insertarlos automáticamente en facturas y gastos hasta el registro rápido de los gastos con la tecnología OCR.
También la facturación recurrente y la conciliación bancaria automática significan un ahorro máximo de tiempo (y energías).
6) Al día con las leyes
Un programa de facturación es garantía de que toda tu facturación cumple con la ley.
Además, un programa de facturación es algo más que un programa. Detrás hay un equipo de redactores que velan no sólo para tenerte al día sobre las novedades fiscales o de facturación, sino que también te proveen de otros contenidos que pueden interesarte (blogs, guía de autónomos y pequeñas empresas, glosario, etc.)
7) Serie numérica automatizada y reducción de errores
Las plantillas de factura de Word o Excel, así como otros modelos de factura igual de rudimentarios, son una fuente de errores para cualquier autónomo o empresario: números de factura que se duplican, facturas que se olvidan y demás calamidades.
Los softwares para hacer facturas reducen esta clase de errores a la mínima expresión, por lo que uno ya puede dormir más tranquilo y ahorrarse sobresaltos con el fisco.
8) Información organizada y actualizada
Ni más visitas a Ikea en busca de nuevos estantes ni más archivadores que luego uno no encuentra (o encuentra, pero no encuentra dentro lo que busca). La información está guardada en un mismo sitio y, como el saber, no ocupa lugar.
9) Mejor trabajo con el asesor o la gestoría
La relación autónomo o empresario y asesor es sin duda necesaria, pero no por ello placentera. Son ocupaciones distintas, en espacios distintos, pero mutuamente dependientes (declaraciones fiscales, temas de personal, inversiones, etc.).
Un programa de facturación resuelve muchos malentendidos y le ahorra a uno viajes y visitas: el asesor o gestoría pueden acceder a los datos esenciales para hacer su tarea. Sin cita previa ni aviso previo: accede directamente al software y se descarga en Excel la información que necesita.
10) Simplicidad
La gran ventaja. Sin duda la principal, la que lo resume todo: conseguir que su uso no requiera manual de instrucciones. Que el usuario, que no tiene por qué estar muy puesto en temas de software o contabilidad, pueda navegar intuitivamente, como quien pasea, come o habla.
