Cuando un autónomo o empresario va a hacer facturas en España se le puede aparecer una duda: ¿qué tipo de factura hacer? Porque hay modelos de factura para todos los gustos y no todos los modelos de factura tienen el mismo valor ni la misma finalidad.
¿Te acabo de liar con esta afirmación? Puede ser, porque cuando hablamos de plantillas de facturas nos solemos referir, generalmente, a una factura normal y corriente que documente una operación de compraventa. Y punto.
No obstante, hay otros documentos, también comerciales, que reciben el nombre de factura. De ahí que convenga hacer una tipología para saber, al menos, cómo está el patio y liarse menos.
1. La factura simplificada y la factura completa
Para la Agencia Tributaria, solo hay dos tipos de facturas:
- Factura simplificada. Se trata de los antiguos tiques, que desde la última reforma de la normativa de facturación se sustituyen por la factura simplificada. Lo habrás visto en restaurantes, bares, cafés, taxis, peluquerías, tintorerías,parkings, etc. Y solo se pueden usar cuando el importe bruto (es decir, incluido el IVA) no supera los 400 euros.
- Factura completa. Es la factura de toda la vida. La que hacen autónomos y empresarios a otros autónomos y empresarios. En nuestra página sobre plantillas de facturas gratis para Word y Excel te puedes descargar un modelo. O suscribirte a Debitoor, nuestro programa de facturación, y ver tú mismo un modelo de factura profesional.
2. Factura proforma y factura ordinaria
Esto va a parecer una ordinariez, ya que la factura ordinaria es la factura completa que te hemos comentado antes. No obstante, hay otro tipo de factura que tiene el mismo contenido y finalidad parecida, aunque valor diferente.
Hablo de la factura proforma.
Una factura proforma es un documento mercantil que refleja una operación comercial, al igual que una factura ordinaria. Pero no tiene valor fiscal ni contable. Es decir, para la Agencia Tributaria es un papel sin valor. Y para tu contable, también.
¿Para qué se usa, entonces? La factura proforma se suele usar como un borrador de factura o, incluso, como un presupuesto a un cliente.
En el comercio internacional, muchas empresas usan la factura proforma para declarar el valor de la mercadería en la aduana o como comprobante de la entrega del producto o servicio antes de ser pagado.
3. Factura rectificativa y factura recapitulativa
Siguiendo con esta tipología, nos topamos con dos variantes que suenan parecido, pero significan cosas distintas:
- Factura rectificativa. Se usa, por lo general, para anular o abonar una factura ordinaria. Tiene, por tanto, valor fiscal y contable. Ha de ir numerado, por cierto, pero con una serie distinta a la factura ordinaria que anula. El importe, además, ha de ser positivo.
- Factura recapitulativa. Es una factura que agrupa los albaranes, presupuestos o facturas proforma enviados a un mismo cliente durante un mes natural. Digamos que es el resultado de diferentes operaciones (las que reflejan esos mismos presupuestos, facturas proforma y albaranes) con un fin claro: que se paguen.
¿Factura rectificativa o nota de crédito?
En España arrecia una confusión desde hace unos años. Concretamente, desde que se aprobó la última normativa de facturación, que borraba de la faz legal de la facturación la factura de abono o nota de crédito.
La normativa ya solo hace mención a la factura rectificativa, aunque con unas peculiaridades que hacen chirriar a cualquier contable. Se trata, por ejemplo, del importe, que ha de ir en positivo.
La lógica es la siguiente: como la normativa de facturación dice que esa factura sustituye a otra, el importe ha de ser positivo. Esto, contablemente es un sinsentido, ya que la factura que sustituye sigue ahí; no se borra.
Esto, contablemente hablando. Para el autónomo o empresario que ha de hacer una factura rectificativa se le antoja la siguiente pregunta: ¿sirve también una factura de abono o nota de crédito?
Pues bien, mientras que la Agencia Tributaria no se pronuncie al respecto, la respuesta (y actuación) del fisco es el siguiente: mientras quede documentado el abono la puedes llamar como quieras. Al menos, esa fue la respuesta que recibimos en Debitoor cuando preguntamos a la Agencia Tributaria.
4. La factura electrónica o eFactura
Con el advenimiento de internet y los programas de facturación online o en la nube, las facturas se pueden hacer y enviar por internet.
Uno ya no necesita el clásico talonario de facturas ni hacer facturas con Word y Excel (que todavía los hay; y son legión de autónomos) e imprimirlas.
No obstante, conviene hacer una aclaración: una factura electrónica (o eFactura) no es lo mismo que una factura online, es decir, una factura hecha por cualquier programa de facturación de internet.
En España, la factura electrónica tiene un destinatario único: la Administración pública. Tiene un formato particular que no hay que confundir con el de cualquier factura ordinaria.
Además, no todos los programas de facturación hacen facturas electrónicas homologables para la Administración (es el ejemplo de Debitoor).
Los modelos de factura en un programa de facturación online
Y aquí llegamos al final de este breve viaje por la flora y fauna de las plantillas de facturas no sin antes mencionar que todos estos tipos de factura - al menos los más básicos (la factura proforma, la factura ordinaria y la nota de crédito o factura rectificativa) - los puedes hallar en cualquier programa de facturación online.
Y con eso vas sobrado para llevar la gestión de tu negocio con facilidad.
