¿Son todos los modelos de factura profesionales? Diariamente, nuevos emprendedores teclean en Google las palabras "modelo de factura". Pruébalo tú mismo y verás cuántos resultados te arroja el buscador: ¡Más de 9 millones!
Esta plusmarca se reduce cuando acotamos la búsqueda y escribimos modelo de factura para Word o modelo de factura para Excel. Estamos hablando de unos 350.000 resultados, lo que no es moco de pavo.
¿Qué es un modelo de factura?
Un modelo de factura es una plantilla de factura que solo tenemos que rellenar cuando vamos a cobrar un servicio o la venta de un producto. Es el pan de cada mes para autónomos y empresarios y la única forma de ganarse el pan a final de mes. Sin factura, no hay ingreso. Al menos, legal.
Todo modelo de factura profesional ha de seguir unos requisitos, que los marca la Agencia Tributaria (en su web señala cuál es el contenido de las facturas). En Debitoor creamos hace tiempo una página dedicado a plantillas de factura.
Como Google nos penaliza si duplicamos contenido, me remito a ese página y aquí solo resumo cómo debe ser el contenido de un modelo de factura:
- Título. Ha de dejar bien claro en el encabezado que se trata de una "Factura".
- Número de factura. Sin repetir y siguiendo un orden correlativo.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
- Condiciones de pago.
- Información de tu cliente. Nombre o razón social, dirección, NIF o CIF, etc.
- La misma información, pero del emisor, es decir, la tuya.
- Descripción del producto y servicio.
- Tipo de IVA que se aplica por producto y servicio (si procede). Y tipo de IRPF (solo en caso de que debas aplicarlo).
- Importe total. En neto (sin IVA) y en bruto (con IVA) y desglosado, que se vea bien.
¿Y qué hacer ahora con esta información? ¿Abro un documento de Word y de Excel y me lo monto como pueda?
Como te mostraré a continuación, no hace falta complicarse tanto. Verás que hay soluciones más sencillas.
¿Modelos de factura de Word y Excel?
Word y Excel ofrecen plantillas de factura en sus versiones más modernas (si usas una versión antigua es probable que no). Los modelos están bien y hacen su función si la cosa va de hacer unas pocas facturas y adiós muy buenas.
Pero, sinceramente, si de lo que se trata es de llevar tu facturación de forma eficiente y profesional, pues como que no, como que Word y Excel no cumplen bien su función. En otras palabras, que hay vida inteligente más allá de de Word y Excel.
Y esa vida inteligente se llama programa de facturación.
¿Por qué usar el modelo de factura de un programa de facturación?
Planteada así la pregunta, parece un poco tramposa. Es como preguntarse por qué conducir con coche o por qué escribir con papel y boli. ¿Acaso esos objetos no están diseñados para cumplir esa función?
La cosa es de sentido común, ¿verdad? Pero mira, resulta que aun siendo de sentido común, todavía son legión los que hacen facturas con Word y Excel, que sería algo así como viajar en burra, usar una pluma y tintero para escribir o comunicarte con señales de humo.
Todo esto tiene un aire romántico, qué duda cabe, pero queremos que el negocio funcione de forma profesional, no conquistar al amor de nuestras vidas.
¿Por qué entonces usar los modelos de factura de un programa de facturación? Aquí van algunas razones:
- Es sencillo y ordenado. Un programa de facturación simplifica todo el proceso hasta reducirlo a su más simple expresión. Además, te lo tiene todo ordenado para saber cómo y dónde encontrar la información que buscas: facturas pagadas, impagadas, vencidas, proforma, etc.
- Es automático. Un software de facturación te automatiza el proceso de hacer facturas. No tienes que configurar nada; ni siquiera preocuparte por aspectos como el serie numérica, el IVA, el cálculo de los diferentes importes, etc.
- Es profesional. Muchos programas de facturación permiten el diseño de facturas y su personalización. Y eso, qué quieres que te diga, te hará parecer más profesional y te ayudará a promover tu marca. Además, te permite la gestión de tu lista de clientes y productos, por lo que todo tu negocio queda centralizado en el mismo lugar.
- Reduce los errores. Te lo da todo mascado y calculado, por lo que hay que hacer esfuerzos para equivocarse.
- Está en la nube. Por lo que puedes llevar tu facturación y contabilidad allá donde estés. Solo necesitas acceso a internet.
¿Te convence? En fin, esto es lo que se llama un modelo de factura profesional. Y así respondemos a la pregunta con que abríamos este artículo.
Y ahora te hacemos una pregunta: ¿prefieres llevar tu facturación con Word y Excel o mejor con un programa de facturación?
Si todavía tienes dudas, plantéate qué prefieres para conducir, escribir o comunicarte: ¿un coche, un ordenador o un móvil o mejor ir en burra, escribir con pluma y hacer señales de humo?
