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¿Por qué usar facturas proforma en tu facturación?

Seguimos con la facturación en su faceta comercial. Si ayer te hablábamos de los presupuestos, hoy toca algo con parecido uso (pero no igual): la factura proforma.

Facturas proforma con Debitoor.

¿Qué validez tiene una factura proforma en tu facturación?

Antes de responder a esta pregunta, una aclaración: una factura proforma no es una factura.

Aunque un modelo de factura y un modelo de factura proforma sean (casi) indistinguibles (y digo casi porque solo se diferencian en una palabra: proforma), su valor y uso son muy diferentes.

Veamos:

  • La factura proforma no tiene valor fiscal y contable. Tanto a la Agencia Tributaria como a tu contable la factura proforma les dice lo mismo que nada.
  • No sirve, por tanto, ni como justificante de un pago ni como sustituto de una factura frente a las autoridades.
  • De ahí que no se deba registrar y de ahí que su numeración, por ejemplo, no tenga la importancia - por no decir ninguna importancia - que tiene en una factura, donde la serie numérica es obligada y se ciñe a unas reglas (correlativa y sin saltos).

¿Entonces no vale nada? Sí, sí que vale: vale lo que vale la relación comercial entre tu cliente y tú. O en otras palabras: que su valor es puramente comercial y queda entre tu cliente y tú.

¿Cuándo usar una factura proforma en tu facturación?

En principio, una factura proforma puede ser siempre usada como un borrador de factura que puedes presentarla a tu cliente antes de formalizar fiscal y contablemente la operación.

De ahí que algunos autónomos o empresarios usen las facturas proforma también como presupuestos.

No obstante, es en el comercio internacional donde es más frecuente el uso de la factura proforma y de la siguiente manera:

  • Como justificante o comprobante de una operación que todavía no se ha materializado: es decir, que ni tu cliente ha recibido todavía el bien o servicio ni tú lo has cobrado.
  • Para concretar las condiciones de una operación.
  • Como sustituto de una oferta comercial (como un presupuesto), cuando se trata de una relación asidua entre vendedor y comprador.
  • Para documentar el envío de muestras al vendedor.

Como ves, su finalidad será siempre comercial. Cuando toque formalizar la transacción, siempre tendrá que mediar una factura, pues la factura proforma, como decíamos, no sirve como comprobante fiscal y contable.

¿Qué contiene una factura proforma?

Como te decíamos, la plantilla de una factura proforma es calcada a la plantilla de una factura. La diferencia cabal, no obstante, es que el hecho de que aparezca como "factura proforma" le quita todo el valor fiscal y contable que tiene una factura. Y eso es importante.

Por lo que los contenidos son iguales:

  • Datos completos de tu cliente y tuyos.
  • Descripción de los productos o servicios (precisa, por favor).
  • Precio unitario y total.
  • Tipos impositivos (recuerda tener en cuenta las reglas del IVA transfroterizo en caso de exportaciones).
  • Condiciones de pago.

Como puedes ver, se trata del mismo contenido que una factura.

¿Cómo hacer una factura proforma con un programa de facturación?

Como siempre, un programa de facturación siempre supone una gran ventaja para llevar la facturación en su versión más polifacética. Con Debitoor, hacer una factura proforma exige el mismo procedimiento y esfuerzo que una factura ordinaria: es decir, poco.

Solo que para que la factura proforma se guarde como tal y no como factura, no hay que clicar sobre "Terminar y ver factura".

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Solo has de hacer clic sobre ese botón en caso de éxito.