¿Para qué sirve un presupuesto? ¿Tiene alguna validez fiscal? ¿Puedo prescindir de los presupuestos en mi facturación?
Hace poco hablábamos de la distinción entre la facturación comercial y la facturación fiscal. Aunque la distinción es un poco heterodoxa, la idea fundamental consiste en saber distinguir aquellos aspectos de la facturación que no pertenecen al ámbito normativo y fiscal que dicta la Agencia Tributaria.
En otras palabras: que la facturación no sólo significa hacer facturas y registrar gastos con sus correspondientes requisitos y contenidos legales, sino también ampliar y fortalecer el aspecto comercial de tu negocio.
Y ese es el caso del presupuesto.
¿Qué es un presupuesto y para qué sirve en tu facturación?
Para empezar, conviene no confundir el presupuesto contable del presupuesto profesional o comercial. Del primero no nos ocuparemos aquí (te puedes informar con más detalle en la definición "¿Qué es un presupuesto contable?" de nuestro Glosario de contabiliad).
El presupuesto profesional o comercial es un documento parecido a una factura pero con un propósito diferente: consiste en presentar una oferta comercial detallada de un servicio o producto.
Es la primera toma de contacto con tu cliente. La carta de presentación de tu negocio y la antesala de una factura. Por lo que cuando mejor te lo curres, más posibilidades de éxito tendrás... y más posibilidades de convertir el presupuesto en factura.
¿Cómo hacer un presupuesto?
Lo mejor es verlo con un ejemplo. Así que tomaremos como muestra un presupuesto hecho con nuestro programa de facturación Debitoor.
¿No te suena a algo? En efecto, parece calcado a una plantilla de factura. Con la diferencia (importante) de que en lugar de "Factura" se llama "Presupuesto". No obstante, los contenidos son los mismos:
- Datos tuyos y de tu cliente.
- Descripción de los productos y servicios.
- Tipos de IVA e IRPF que se aplican.
- Condiciones de pago y fecha de vencimiento.
- Precio neto y precio bruto.
- Importe total.
¿Y eso es todo? Formalmente, sí que lo es. Normalmente, como un presupuesto tiene una finalidad comercial, hay que tener otros criterios.
¿Qué criterios he de seguir para hacer un presupuesto?
El primer criterio y recomendación es ser transparente. El presupuesto es la presentación de tu servicio o producto. Así que evita ocultar términos o condiciones que tu cliente ha de saber antes de aceptarlo.
El segundo criterio, importante para autónomos y freelances que empiezan, es cómo fijar el precio. Si ya estás establecido no hace falta que te mencione nada de esto. Si no, atiende a dos criterios básicos:
- Evita fijar un precio demasiado bajo. Puedes creer que así romperás la costuras de tus competidores y te abrirás camino. Y puede que así sea. Pero también puede que provoques un efecto que en nada te beneficia: que des la impresión de que tus servicios o productos son de baja calidad, que no cubras los costes y que luego un incremento del precio de tus servicios será siempre difícil de asumir por tus clientes, que luego pueden acusarte de todo menos guapo.
- Evita fijar un precio demasiado alto. Puede ser disuasorio si el precio de tu producto o servicio supera la media del mercado y, además, no aporta un valor añadido claro.
Para no caer en estos dos excesos, ten en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
- El precio de tus competidores.
- Que te cubra los costes. Y ten en cuenta diferentes factores como la mano de obra, el tiempo, el coste de los materiales, etc.
Hay más aspectos que has de valorar y reflejar en un presupuesto:
- Los plazos. De entrega del producto o el tiempo que durará un servicio.
- Los términos legales en los que se desarrollan tus servicios y productos.
- La concisión y claridad. Recuerda que estás haciendo un presupuesto, no una novela. Evita ambigüedades y rollos innecesarios.
Y luego del presupuesto, ¿qué? Si tu cliente te lo ha aceptado, al final de todo servicio o producto tiene que mediar una factura.
Si usas Debitoor, recuerda que puedes convertir tus presupuestos en facturas con un par de clics, sin necesidad de empezar de cero (la factura) algo que ya tenías elaborado previamente.
