La facturación y el IVA deducible de los gastos

La deducción parcial o completa del IVA en algunos gastos puede confundir a muchos a la hora de llevar la facturación y contabilidad de su negocio.

Es el ejemplo de algunos usuarios de Debitoor, nuestro programa de facturación. Hemos recibido recientemente una consulta sobre cómo introducir un gasto con el IVA deducible.

En otras palabras: el usuario quería contabilizar directamente el gasto aplicándose por adelantado la (posible) deducción en el IVA por parte de Hacienda.

La facturación y el IVA deducible de los gastos.

Cómo contabilizar un gasto con IVA deducible en Debitoor

Pues bien, a efectos prácticos (esto va para nuestros usuarios), cualquier gasto, tenga o no IVA deducible, hay que contabilizarlo introduciendo el gasto con su importe e IVA correspondientes, sin aplicar ninguna deducción del impuesto, en la cartera de "Gastos".

Y una vez Hacienda ha devuelto el IVA, es cuando se ha de registrar esta deducción como una devolución de IVA (en Facturas-->Otros ingresos).

¿Por qué hay que proceder así? La razón es que no se puede contabilizar directamente esa deducción hasta que Hacienda no la haya hecho efectiva, que es, por decirlo con sorna popular, como querer vender la piel del oso antes de haberlo matado.

La confusión viene, posiblemente, de la creencia de que si el IVA de un gasto es deducible (por ejemplo, la compra y mantenimiento de un coche), nos lo podemos deducir directamente al comprarlo, sin haber solicitado antes la deducción a Hacienda.

Ergo: lo contabilizo teniendo en cuanta esa posible deducción.

Y esto es un error, pues de entrada no hay ninguna garantía de que Hacienda nos lo vaya a deducir así de buenas a primera, sin haberlo documentado antes.

¿Cuándo sé que el IVA de un gasto es deducible?

A priori, cualquier autónomo (solo en estimación directa, sea normal o simplificada) puede saber si el IVA de una compra puede ser deducible o no. Hay abundante información en internet.

El criterio que sigue Hacienda para tener en cuenta la deducción parcial o completa del IVA es si el gasto está relacionado con la actividad económica.

Y esto no siempre es fácil de demostrar, especialmente cuando se trata de gastos donde no se puede distinguir claramente si son de uso privado o profesional (coche, vivienda y gastos adyacentes como luz y agua, viajes, etc.).

En estos casos, Hacienda puede barrer para casa (desestima la deducción), apelando a pruebas (y no basta con presentar la factura, aunque sin esta no hay IVA deducible posible) que demuestren a las claras que la finalidad del gasto es profesional.

Para hacer las cosas bien y evitarse dolores de cabeza con Hacienda, lo mejor es consultar a un asesor o gestoría. Estos profesionales sabrán no sólo qué gastos son deducibles, sino también cómo proceder para que Hacienda acepta su deducción.

Escrito por Javier LópezJavier López, 3 Enero 2017 en Fiscalidad e impuestos