Hacer facturas a la UE: ¿Qué requisitos debe cumplir tu proveedor?

Me pasó una vez, cuando trabajaba de freelance en Alemania y hacía trabajos periodísticos y de traducción para editoriales y diarios.

Una amiga traductora que trabajaba en la Universidad de Innsbruck, Austria, me pidió que le tradujera al español la página web de su nueva empresa de traductores e intérpretes.

Hacer facturas a la UE: ¿Qué requisitos debe cumplir tu proveedor?

Era un trabajo sencillo, que apenas me llevó un par de días, pero un par de días que fui alargando hasta que mi amiga me dio el toque final (que es la forma coloquial de referirse al deadline).

Para entonces yo ya me había dado de baja como autónomo en Alemania, pero tenía que hacer una factura. En Alemania no es ningún problema. Luego se declara en ese pliego interminable de páginas que los alemanes llaman declaración de la renta y punto.

Pero para mi amiga sí que lo fue.

Requisitos para hacer facturas a un cliente de la Unión Europea

¿Por qué fue un problema para mi amiga? Muy sencillo: porque yo no cumplía los requisitos que ha de cumplir un proveedor cuando quiere enviarle una factura a un cliente intracomunitario.

Veamos cuáles son los requisitos. O, mejor dicho, el requisito:

  • Ambos tenemos que estar dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Ella lo estaba, porque era un profesional con residencia en Austria que facturaba también a clientes intracomunitarios. El alta hay que cursarlo en la Agencia Tributaria de tu país de residencia (en su caso, Austria; en el mío, Alemania; y, en el tuyo, España).

  • Solicitar la alta en el ROI.

Para poder solicitar tu inclusión en el ROI, has de estar dado de alta como autónomo o empresa. La solicitud, en España, se hace a través del modelo 036. Ahí has de rellenar la casilla 582. En la casilla 584 has de señalar la fecha de tu primera operación intracomunitaria.

Una vez te has dado de alta, Hacienda te asigna un número de identificación fiscal intracomunitario llamado NIF-IVA y después de las debidas comprobaciones, te incluirá en el censo VIES, que es el censo de los operadores intracomunitarios.

  • Comprobar si tu cliente/proveedor está dado de alta en el ROI.

La página web de la Comisión Europea (una página completísima) tiene una sección donde puedes comprobar si tu cliente (o proveedor) están dados de alta en el censo VIES (y, por tanto, le puedes hacer una factura).

La Agencia Tributaria también ofrece un servicio parecido, pero solo dispone del censo de operadores intracomunitarios españoles.

Pues bien, esos son los pasos que tuve (y que ella tuvo) que seguir para poder hacer la factura.

Ni que decir que por culpa de mi tendencia procrastinadora (tuve la opción de hacer ese trabajillo antes de cursar la baja de autónomo), tuve que reanudar mi facturación.

Y eso en una fase en la que no tenía un programa de facturación online (¡ay, Debitoor, si te hubirea conocido antes!).

Escrito por Javier LópezJavier López, 10 Noviembre 2016