De un modelo de factura a un albarán... ¿O viceversa?

El albarán es un documento de uso frecuente en sectores de la economía relacionados con la entrega de bienes.

Alimentación, muebles, libros, electrodomésticos, ordenadores, etc., serían ejemplos de lo que hablamos.

El albarán, aunque su palabra de etimología árabe despiste o simplemente no signifique nada para nosotros, es un documento de entrega (que es como se le conoce en Latinoamérica) y no hay que confundirlo con una factura.

¿Pero eso quiere decir que precisa de un modelo distinto al modelo de una factura?

Modelo de albarán y modelo de factura: distintos e iguales

En la facturación, conviene tener claro quién es quién y el lugar que cada uno ocupa.

En contra de aquel famoso principio matemático que todos aprendíamos en la escuela, en facturación no se puede decir que el orden de los productos no altere el resultado.

Hay que saber dinstiguir entre factura y albarán

Aun así, y aun teniendo en cuenta que el albarán y la factura cumplen una función distinta y que no son sustituibles, hay algo que tienen en común: una parte del contenido.

En ambos constan los siguientes datos:

  • La información del cliente y del emisor (nombre o razón social; dirección; CIF o NIF).
  • La descripción del producto o servicio: unidades, cantidad.
  • La fecha de emisión.

A continuación, las diferencias:

  • El albarán puede ser valorado o no valorado: es decir, reflejar el precio de los productos. En la factura no hay opción: tiene que reflejarlo sí o sí.
  • El albarán puede omitir también la cuota tributaria del IVA. En la factura ha de constar para ser factura.
  • En el albarán no tiene por qué constar las condiciones de pago, como en la factura. Solo las de entrega.
  • Uno lleva de título "albarán" y el otro "factura". El título marca la diferencia (sobre todo frente a Hacienda, a quien el albarán no hace ni fu ni fa)

Del albarán a la factura... y viceversa

Aun las diferencias y los fines y valor de cada uno (el más importante: el albarán no tiene valor fiscal), es posible y común elaborar la factura a partir del albarán o viceversa.

Es el caso, por ejemplo, de Debitoor, nuestro programa de facturación. Debitoor te permite hacer facturas a partir de albaranes.

O hacer albaranes a partir facturas.

Por lo general, muchos empresarios o autónomos optan por hacer primero el albarán, pues la factura se suele entregar o bien por separado y después o en el mismo momento.

Esto último depende de muchos factores: por ejemplo, cuando el receptor de la mercadería es distinto a quien la factura con el proveedor, suele ser preferible entregar el albarán (sin valorar) al receptor y la factura al cliente del proveedor.

Esta circunstancia la tenemos muy presente en Debitoor, pues sabemos que en cuestión de tríos no hay que confundir quién es quién y a quién va dirigido cada cosa.

Escrito por Javier LópezJavier López, 12 Mayo 2017