Cuándo usar un modelo de factura y cuándo un presupuesto

Está claro que son cosas distintas, que no hay que confundirlas, del mismo modo que no hay que confundir el día y la noche, aunque ambos estén relacionados.

Un modelo de factura solo es necesario al final de un servicio. El presupuesto, en cambio, es el preludio de ese servicio.

Véamoslo más claramente con un ejemplo.

Primero el prespuesto, luego el modelo de factura

Pongamos que tienes una empresa de reparación de viviendas. El fuerte temporal de este invierno en el levante español ha ocasionado daños severos en muchas casas y edificios.

Goteras, manchas de humedad, moho son algunos de los dolores de cabeza por los que están pasando tus potenciales clientes, que dentro de poco pasarán, simplemente, a ser clientes.

Está claro que uno no puede visitar una vivienda dañada y ponerse a repararla sin más y luego enviar la factura.

Sabes perfectamente que la cosa no funciona así. Ya no sólo porque primero has de hacer una evalución de los daños, sino porque tu cliente querrá, en primer lugar, conocer el coste de la reparación.

En otras palabras: te pedirá un presupuesto.

Qué ha de tener un presupuesto

Por seguir con nuestro ejemplo, antes de hacer un presupuesto tendrás que visitar la vivienda o edificio dañado y hacer un examen de los daños.

A partir de ese examen podrás calcular los costes de reparación, sobre los que calcularás el precio final a tu cliente.

Sabes que entre esos costes de reparación entran factores como:

  • La mano de obra.
  • Los materiales a emplear en la reparación.
  • El tiempo que durará la reparación.
  • Los términos del servicio, que pueden incluir costes adicionales por otras contingencias que surjan durante la reparación.

Tu cliente decidirá en base a ese presupuesto si contratar o no el servicio. Sin duda, a la hora de redactar un presupuesto, has de tener en cuenta una contingencia propia del proceso comercial: la negociación.

Está claro que tu cliente habrá llamado a otras empresas de reparación y tomará la decisión en base a los distintos presupuestos recibidos. También en base a esos presupuestos querrá negociar el servicio.

¿Y un consejo final? Sé lo más transparente y honesto posible de entrada. Ningún cliente quiere acabar pagando más de lo que ha contratado en un principio.

¿Conclusión? El presupuesto es una herramienta importantísima de tu facturación. Pues un buen presupuesto, bien presentado y ordenado, es tu carta de presentación.

Luego ya vendrá la factura final y la hora de cobrarla.

Los presupuestos en un programa de facturación

La rapidez y la capacidad de reacción frente a cualquier imprevisto son vitales para el funcionamiento eficaz de un negocio.

Un programa de facturación como Debitoor te permite actuar rápido, si de lo que se trata es de hacer facturas y presupuestos.

Digamos que has de hacer un presupuesto a un cliente. Con Debitoor, dispondrás de los siguientes espacios para que el presupuesto sea profesional y riguroso:

  • Descripción del servicio. Es esencial que detalles el servicio y lo desgloses de la forma más transparente (mano de obra, materiales, etc.).
  • Precio desglosado, antes y después de impuestos. El precio neto del servicio, también desglosado, por precio individual y antes y después de la aplicación del IVA.
  • Condiciones de pago.
  • Espacio amplio para determinar los términos del servicio.
  • Diseñador de presupuesto. Da un toque más personal y profesional.

¿Y que has recibido el encargo y te vas a poner manos a la obra? La factura final será cuestión, entonces, de un par de clics.

Escrito por Javier LópezJavier López, 6 Febrero 2017 en Autónomos