¿Quién no se ha encontrado en la siguiente situación? Una factura enviada al cliente con errores, sin cumplir con los requisitos legales de un modelo de factura o - peor aún - una devolución de la mercancía.
¿Qué hacer? ¿Cómo solucionarlo correctamente desde un punto de vista contable y fiscal?
La respuesta de toda la vida tiene un nombre: hay que abonar la factura. Esto es, hay que emitir una factura de abono.
Requisitos de un modelo de factura de abono
Antes de seguir, aclarémonos con los nombres: la factura de abono, que es el nombre comercial más utilizado (así como el de nota de crédito) fue sustituida, al menos nominalmente, con la última reforma de la normativa de facturación de 2013: desde entonces, pasó a llamarse factura rectificativa.
¿Quiere decir esto que una nota de crédito, por ejemplo, ya no es válida?
Está claro (la normativa está a la vista de cualquiera) que la reforma omitió cualquier mención a la factura de abono o la nota de crédito. Y eso mismo te repetirá la gestoría o asesor. En la práctica, ahora bien, Hacienda no es tan quisquillosa y mientras se siga el procedimiento correcto, aquí paz y después gloria.
Cuándo necesito un modelo de factura de abono
Los supuestos son tan claros como el nombre, pero conviene tener, por adelantado, un conocimiento mínimo de facturación: una factura no se puede eliminar sin más. Si está equivocada o se trata de una devolución, uno no se puede deshacer de ella como se deshace de un ticket inservible.
Esto quiere decir que cuando hay un error en una factura emitida, hay que emitir una factura de abono, en cualquiera de sus modalidades. Para ser más concretos, tienes que hacer una factura de abono en los siguientes casos:
- Cuando la factura original no cumple con los requisitos legales de la normativa.
- Cuando te has equivocado con el IVA (con las cuotas repercutidas).
- Cuando se trata de una devolución (ya sea parcial o completa)
- Para recuperar el IVA de una factura impagada (en este caso, ha de ser una factura rectificativa sí o sí).
En suma, cualquier modificación importante en la factura original emitida requiere, por lo general, una factura de abono.
La nota de crédito como factura de abono
La nota de crédito es muy común a nivel comercial como factura de abono. Para hacerla, has de tener en cuenta lo siguiente:
- La nota de crédito sigue la serie numérica de las facturas ordinarias, por lo que has de asignarle un número correlativo a la serie.
- La nota de crédito ha de mencionar la factura que anula y su número.
- Los importes han de ir en negativo.
Siempre que emitas una nota de crédito, conviene enviarle una copia al cliente, para que tenga documentado fiscal y contablemente el movimiento.
La factura rectificativa como factura de abono
Si en lugar de una nota de crédito, haces una factura rectificativa, has de tener en cuenta la siguiente información:
- Sigue una serie numérica diferente a la de las facturas ordinarias.
- Se ha constar que es una factura rectificativa.
- Se ha de especificar la causa de la rectificación.
- Han de constar el tipo impositivo y la cuota que se ha repercutido sin incluir el IVA (aunque en la original sí que conste).
La factura rectificativa también se puede usar para recuperar el IVA de una factura impagada. Para eso, además de los requisitos ya mencionados, has de tener en cuenta lo siguiente:
- Has de señalar la factura cuyo IVA se quiere recuperar, mencionando el número de factura original y la fecha de emisión, así como hacer referencia al artº 80 de la Ley de IVA.
- Solo has de mencionar el IVA a recuperar en negativo y dejar la base imponible a cero.
- El importe de la factura rectificativa equivaldrá, por tanto, al IVA a recuperar.
- Tienes que comunicárselo a Hacienda en el plazo de un mes después de la emisión de la factura rectificativa.
- Haber reclamado la factura judicialmente o haber hecho un requerimiento notarial a tu cliente.
La Agencia Tributaria dispone de formularios telemáticos para hacer los trámites.
Cómo abonar una factura con Debitoor
En Debitoor, nuestro programa de facturación, disponemos de notas de crédito para abonar facturas. Crear una nota de crédito es sencillísimo: solo tienes que ir a la factura que quieres abonar o anular, hacer clic sobre "Más-->Crear-->Nota de crédito".
Se generará automáticamente una nota de crédito que tendrás que confirmar previa revisión de su contenido. Ahí te aparecerá la factura que abona. También puedes abonar la factura parcialmente (cuando se trate, por ejemplo, de una devolución parcial) y al completar la nota de crédito todo quedará correctamente contabilizado.
Así de sencillo es facturar con Debitoor.
