Guía para empresas y autónomos

Tu programa de facturación y contabilidad

Cómo declarar una factura: dudas y soluciones

¿Se puede declarar una factura de un trimestre o año anterior? ¿Tiene que estar la factura cobrada para declararla? ¿Qué ocurre si no declaro el IVA de una factura? En este artículo te resolvemos estas y otras dudas.


Hacer facturas no solo implica asegurarte ingresos. También supone obligaciones con el fisco.

La razón es muy sencilla: tu actividad puede estar sujeta a IVA (si no lo está, quizá lo que sigue no te interese). Y aun si no lo está - por ejemplo, en operaciones intracomunitarias - tienes que cumplir igualmente ciertas obligaciones formales con la Agencia Tributaria.

Sobre detalles más genéricos sobre tus obligaciones tributarias (IVA y retenciones de IRPF), nos remitimos al artículo: Impuestos y obligaciones fiscales de un autónomo.

A continuación, nos centraremos en resolverte algunas de las dudas más frecuentes sobre la declaración de facturas.

Dudas y soluciones sobre la declaración de facturas

¿Se puede declarar una factura del año anterior?

Las facturas que emites tienes que declararlas siempre dentro de su trimestre correspondiente. Y su trimestre correspondiente es cuando la emites, no cuando la cobras (la excepción es el criterio de caja, pero eso es ahora arena de otro costal).

Si por algún motivo olvidaste declarar la factura en su correspondiente trimestre - y año - consulta con tu gestoría o asesor cómo solucionarlo. Es probable que debas presentar una declaración complementaria.

Si, por el contrario, hablamos de una factura recibida - por un gasto - entonces tienes hasta cuatro años, desde la fecha de emisión del gasto, para declararla y deducirte el IVA soportado. Encontrarás más información en: Contabilizar facturas atrasadas.

¿Tengo que declarar una factura no cobrada?

Las facturas se deben declarar dentro del trimestre en que se emiten con independencia de que la hayas cobrado.

Sólo si formas partes del régimen especial de criterio de caja puedes declarar las facturas cuando se han cobrado.

No hay más vuelta de hoja en esto, por lo que sigamos.

¿Se pueden declarar ingresos sin factura?

Si por tu actividad estás obligado a emitir facturas, todos tus ingresos deben estar justificados con su correspondiente factura. Por lo que debes declarar la factura.

Esto no quiere decir que todos los autónomos deban hacer facturas por sus ingresos. Determinados autónomos no están obligados a expedir factura por sus ingresos (por ejemplo, los minoristas).

También hay autónomos que realizan diversas actividades. En algunas están obligados a emitir factura y en otras no.

Encontrarás más información en: ¿Quién está obligado a hacer facturas?

¿Se puede declarar una factura en otro trimestre?

Si has llegado hasta aquí, ya sabrás la respuesta: la factura se debe declarar dentro de su trimestre, no en el trimestre que a uno le venga mejor.

No obstante, puedes haber tenido un descuido - por ello te recomendamos gestionar tus facturas con un programa de facturación - y debas declarar la factura en otro trimestre.

La opción sería hacer una complementaria. Pero antes de hacer nada, contacta con tu gestoría o asesor.

¿Y no declarar el IVA de una factura?

Si estamos hablando de una factura emitida, estás obligado a declarar el IVA. No hacerlo puede acarrear una infracción tributaria.

La sanción varía según distintos aspectos, como que haya existido ocultación deliberada o la cantidad del importe no declarado.

Te lo contamos con más detalles en: ¿Cuánto cuestan los errores cometidos en tu facturación y contabilidad?

Cómo declarar una factura intracomunitaria

Las facturas intracomunitarias, aunque en ellas no se aplique el IVA, se deben declarar de todas formas. De hecho, en el modelo 303 hay un casilla destinada exclusivamente para esta clase de operaciones.

Sobre cómo declararla y, de paso, cómo contabilizarla, encontrarás más información en: Cómo contabilizar una factura intracomunitaria con IVA en tu programa de facturación.

Cómo declarar una factura con IGIC en la Península

Esto es un caso muy particular, pues, en principio, las facturas que emite un autónomo o empresa de Canarias a la Península (o Islas Baleares) debe hacerse sin IGIC.

Sin embargo, pueden darse casos en que una factura vaya con IGIC. Pongamos el siguiente ejemplo: un autónomo peninsular se encuentra en Canarias prestando un servicio y alquila un coche.

En tal caso, la factura se emitirá con IGIC y el autónomo deberá asumirlo como un coste más, sin derecho a deducírselo.

Encontrarás más información al respecto en nuestro artículo: La factura recibida de Canarias.

Declarar una factura en inglés

La normativa de facturación (artículo 12.2 del Reglamento de facturación de 2012) permite emitir y recibir facturas en otros idiomas. Esto quiere decir que no existe ningún problema para declarar una factura en inglés.

La misma normativa, ahora bien, también dice que la Agencia Tributaria podrá exigir una traducción al castellano o a otra lengua oficial del Estado.

Datos generales: Con el programa de facturación de Debitoor puedes emitir facturas y registrar las facturas de tus proveedores de manera ordenada. Comienza ahora gratis.