¿Cómo puedo deducirme los gastos de mi negocio?

Para deducirte una parte del IVA de tus gastos necesitarás: que estén relacionados con la actividad, que estén documentados con una factura y que estén contabilizados.

Cuando tienes un negocio una de tus mayores preocupaciones no son solo los ingresos, sino también los gastos. Por tanto, tienes que controlar lo que entra y lo que sale, pero al mismo tiempo de aquellos gastos ver qué es lo que te puedes deducir. Efectivamente, puedes deducirte los gastos de tu empresa.

Cuando hablamos de gastos deducibles, lo más habitual es referirse a aquellos gastos cuyo IVA puedes deducirte, en otras palabras, el IVA deducible.

En qué consiste el IVA deducible de los gastos

Si tienes un negocio habrás oído hablar de la deducción del IVA, pero ¿qué es el IVA deducible? Es parte del IVA que pagas cuando adquieres bienes o servicios relacionados con tu actividad. Se llama deducible porque puedes recuperar una parte de esa IVA.

En ocasiones verás que tanto IVA deducible como IVA soportado se utilizan indistintamente, sin embargo, no son lo mismo. No todo el IVA soportado por un empresario puede ser deducible.

Qué requisitos hay para deducir el IVA de los gastos

Para determinar qué es un gasto deducible tenemos que referirnos a Ley de IVA. El primer requisito que establece es que tu gasto esté relacionado con la actividad económica que realizas, por ejemplo tu programa de facturación.

Se entiende que dos actividades distintas tendrán gastos diferentes. De esta manera se evita que cualquier servicio o bien con fines privados pueda ser considerado como parte de la actividad empresarial.

Asimismo, el gasto debe estar justificado mediante una factura. Recuerda que la factura debe ser válida, es decir, que debe contar con la información necesaria, así como otros datos adicionales imprescindibles en una factura. Por tanto, no vale una factura simplificada ni facturas con un IVA extranjero o bajo el régimen de Mini Mentanilla Única (MOSS).

Otro de los requisitos establecidos por la ley de IVA es que el gasto esté registrado en la contabilidad del negocio, es decir, en su respectivo libro de gasto. Además, este gasto no debería formar parte del patrimonio empresarial o profesional.

En definitiva, los requisitos generales para poder deducir el IVA de un gasto son:

• Relación entre el mismo y la actividad desempañada
• Gasto documentado mediante una factura válida
• Consignación del gasto en los libros contables

Qué pasa si el gasto no tiene una factura válida

En rasgo generales no te puedes deducir el IVA de un gasto, pero no significa que esté todo perdido. Si no puedes deducirte el IVA siempre puedes deducirte otros impuestos.

Recuerda pedir una factura por las adquisiciones de bienes y servicios que hagas. Si aun así los datos estuvieran mal o incompletos, deberás pedir a tu proveedor la rectificación de estos.

Si el gasto está documentado mediante una factura simplificada o tique de compra, o incluso si es una factura con un IVA extranjero o bajo el régimen de Mini Ventanilla Única (MOSS) todavía puedes deducírtelo, pero no mediante el IVA. Cómo lo hagas dependerá de si eres autónomo o sociedad.

La diferencia entre ser sociedad y autónomo a la hora de deducir gastos

Si eres autónomo no solo pagas el IVA, sino también el IRPF. Por tanto, hay ciertos gastos que son deducibles para autónomos que consignarán en la declaración anual de la renta.

Por otro lado, las sociedades cuentan con la ventaja de que aquellos gastos de los que no se pueden deducir el IVA, pueden deducírselos en el impuesto de sociedades(https://sumup.es/facturas/glosario/impuesto/-sociedades).

Un claro ejemplo serían las facturas simplificadas. Cuando tienes una sociedad y eres destinatario de una factura simplificada, no puedes deducirte el IVA. Puedes deducirte el gasto bajo el impuesto de sociedades, pero no el IVA porque no identifica al destinatario y por tanto no aparecen los datos de la empresa. Por tanto, en este caso puede ser desgravable en vez de deducible.

Cuál es la diferencia entre gastos deducibles y gastos desgravables

Es habitual ver ambos términos como sinónimos, sin embargo, la diferencia radica en aplicar una reducción tributaria en el total o en un porcentaje determinado del impuesto. La desgravación consiste en restar el importe total de los gastos de los ingresos brutos, como harías en el impuesto de sociedades.

Por otro lado, la deducción se aplica de manera porcentual, solo a un porcentaje determinado que la Ley establece en cada caso y siempre sobre la cantidad de impuesto a pagar.

En términos más sencillos, la deducción es un beneficio de cara a reducir el impuesto, mientras que la desgravación es la posibilidad de restar gastos de cara a establecer el rendimiento neto para calcular el importe de impuesto a pagar.