Una factura es un documento mercantil que refleja la información esencial de una compraventa de un bien o servicio.
La siguiente guía explica los puntos importantes.
A una factura siempre se le llama factura
No basta con escribir la cantidad de un producto y su precio en un papel para tener una factura. Hacienda no considera eso un documento de factura, a no ser que explícitamente contenga la palabra “factura”.
La factura se diferencia de cualquier otro tipo de documento que contenga información relacionada con una compraventa, como facturas proforma, pedidos, presupuestos, albaranes u otro documento comercial por el nombre. Por ello, el primer paso será dejar claro en el título que se trata de una factura y no de una chapuza.
Incluye la información de tu empresa
Es imprescindible que en una factura consten los datos fiscales de tu empresa: razón social, dirección, país y CIF. Si no estás creando una factura simple, deberás incluir también la información completa de tu cliente.
Un único número de factura
Los números de factura no pueden ser reutilizados. Por ley cada factura ha de llevar un número único e irrepetible. Todas las facturas de un determinado año contable deberán ser correlativas, por lo que no puede haber saltos en la numeración.
Con Debitoor, si en determinadas situaciones tienes que eliminar una factura finalizada, puedes hacerlo emitiendo una nota de crédito. Este documento llevará por ley el siguiente número correlativo de la serie y aparecerá cuando exportes tus facturas.
Fecha de factura y condiciones de pago
Una factura emitida siempre debe incluir su fecha de emisión y las condiciones de pago.
De esta forma, queda claro a qué periodo de IVA pertenece una factura. Si, por ejemplo, reportamos el IVA trimestral con el Modelo 303 de Hacienda y tenemos una factura del 25 de marzo, el IVA de esta factura se deberá reportar en el primer trimestre del año.
Otra fecha importante a incluir es la fecha de vencimiento, es decir, cuándo la factura debe ser pagada. Las condiciones de pago dependen de cada empresa, pero deben ir reflejados en el documento.
Además, si el pago debe efectuarse por transferencia bancaria, recuerda incluir tu información bancaria, añadiendo el código IBAN* y BIC** para transferencias internacionales.
Recuerda que en Debitoor puedes facturar en cualquier moneda si tienes clientes extranjeros. Descubre más sobre la función de multidivisa.
* IBAN: Cuenta bancaria para transferencia internacional. Por ejemplo: DE85 1234 5678 9012 3456 00
** SWIFT/BIC – es un código de identificación del banco que utilices. Por ejemplo: CSFBBBFF.
Detalla los productos y servicios
Cuanto más claro seas a la hora de elaborar una factura, mejor será para tu cliente y recibirás menos llamadas.
Así, si nombras cada producto vendido y añades una descripción, la cantidad, la unidad y el precio, tu cliente lo entenderá mejor y será más fácil para él comprobar lo que ha recibido y lo que ha pagado por ello.
Potencia tu marca
Con la intención de enviar una factura sofisticada y dar una buena impresión a tu cliente, puedes añadir otros detalles.
También puedes incluir un logo, notas personales o mensajes predefinidos para dejar una huella visual en tu cliente y diferenciarte del resto de proveedores. Todos estos elementos son fácilmente incorporables a tu factura con Debitoor.
Datos Generales
Debitoor viene con una plantilla para facturas estándar para todas las suscripciones. Incluye la información que has facilitado sobre tu empresa, además de todos los requisitos legales.
Tus productos o servicios serán listados estéticamente con la información que hayas introducido y el total de IVA neto y bruto será calculado automáticamente. En
Debitoor podrás elegir el porcentaje de IVA y el de IRPF que necesites – si es aplicable - y calculará los totales correctamente.Además, en la sección de clientes te aparecerá un histórico de facturas por cliente. Lo que te permitirá tener una visión más completa de tus negocios.
