Teletrabajo: cómo construir una cultura colaborativa

El teletrabajo es un reto para las empresas que lo implantan. Saber construir y mantener un cultura colaborativa de manera virtual es esencial para el éxito de la empresa.

El teletrabajo supone un desafío para cualquier empresa que lo quiera implementar. Especialmente entre aquellas que, debido a circunstancias inesperadas, han debido de implementarlo, deprisa y corriendo, entre sus empleados.

La pandemia de coronavirus de 2020 así lo ha constatado. En un país como España donde se estima que solo el 4,3% de los trabajadores - según el INE - trabaja más de la mitad de la jornada laboral en casa, el teletrabajo impuesto de manera involuntaria ha trastocado el funcionamiento y hacer de muchas empresas, tanto grandes como pymes.

Todo cambio, ahora bien, puede traer siempre una oportunidad, por lo que ahora es el momento de muchas empresas de ensayar si el teletrabajo funciona o, mejor dicho, cómo hacer que el teletrabajo funcione.

El desafío de crear una cultura virtual colaborativa

Toda empresa tiene en su haber algún tipo de cultura colaborativa. Es algo inherente a todo grupo humano, por lo que las empresas, como institución social, tampoco escapan a esta lógica.

No obstante, ¿qué ocurre cuando una empresa decide - o se ve obligada a - implantar el teletrabajo entre algunos o todos sus empleados?

Pues bien, frente a esta circunstancia, el reto es conseguir mantener o, mejor dicho, construir una nueva cultura colaborativa. Esta vez, ahora bien, de tipo virtual.

Así que para crear esta cultura virtual colaborativa, el proyecto de origen británico Remote Work Survival Kit - Helping you and your business thrive propone las siguientes recomendaciones:

1) Un par de minutos de videollamada te ayudará a ahorrar tiempo

Es más eficiente y se evitan malentendidos. Mejor que iniciar un chat - tanto si se emplea Slack como otra plataforma como Skype - o empezar un intercambio interminable de emails.

Videollamada - o llamada, si no hay otra - y la solución será más rápida. Y no sólo eso: el contacto entre empleados es mucho mejor, más cercana que el intercambio de mensajes por chat o email.

2) Emplea la cámara web siempre que puedas

La cámara web - o webcam - debe empezar a brillar en todo tipo de reuniones. Nada más extraño - o sensación más extraña - que una reunión con iconos o fotos.

La cámara web crea una sensación de cercanía. Aunque sea virtual, pero cercanía al fin y al cabo.

Además, te ayudará a saber quién ha terminado de hablar o quién va a hablar.

3) Utiliza softwares de admnistración de tareas o proyectos

Hay muchos en el mercado - Trello, Jira, Teams Planner - que cualquier empresa puede usar con los empleados que teletrabajan.

Un software así aporta eficiencia y, sobre todo, organización dentro del equipo para saber, en todo momento, quién está haciendo qué o cuándo ha dejado de hacerlo.

4) Ten un documento compartido en las reuniones

De esta manera, los asistentes a la reunión podrán estar al tanto de lo que se ha acordado y de lo que no.

Conviene, por tanto, no dar nada por sentado. Al menos, nada que no esté escrito.

5) Facilita una manera (discreta) de compartir sentimientos

Es un tema delicado. Hablamos de sentimientos. De ahí la discreción. Así que de forma individual se puede buscar una manera de compartir el sentir general de los compañeros de equipo en las reuniones.

De esta manera los compañeros sabrán a quién apoyar o acudir para animarlo.

6) Chatea o habla también de cosas intrascendentes

No somos máquinas. Una obviedad, en efecto, pero que se olvida con la distancia. Así que permítete también chatear de cosas insustanciales, por muy triviales que sean, por muy poco que estén relacionadas con el trabajo.

En otras palabras: lo que ocurre en toda oficina, pero ahora también de manera virtual.

7) Haz tus pausas para el café, el té o para estirar las piernas

El teletrabajo, al ser a distancia y distanciado del equipo, no implica pasarse la jornada laboral entera encaramado al ordenador.

Los miembros del equipo requieren pausas, ya sea para el café, el té o para estirar las piernas. Algunas de ellas, por cierto, también se puede hacer en equipo, por videoconferencia.

8) No hagas las tareas de casa en el tiempo de trabajo

Algunos miembros del equipo pueden estar tentados a aprovechar el tiempo de trabajo para hacer las tareas de casa. O en medio de una conversación o reunión con compañeros.

Quita concentración y puede ser hasta de mala educación.

9) Cierra el chat si necesitas concentración

Puede que estés en una tarea que requiere de los cinco sentidos y no admite interrupción. También puede que necesites un poco de respiro después de tanta interacción virtual.

Puedes cerrar el chat del equipo o, incluso, poner un icono de no disponible o no molestar. Conviene también, no obstante, avisar al resto de compañeros, para que no piensen que no estás.

10) Habla con un compañero

Todo el mundo puede sentirse frustrado, desesperado, confuso, atribulado. Y más en tiempos de incertidumbre.

Habla entonces con un compañero, con el que tengas más confianza. Un equipo, aunque sea en una empresa, no es una máquina colectiva de producir. Es un grupo humano. Y todos tienen sus cuitas y preocupaciones.

11) Para mensajes complejos, mejor una llamada

Hay asuntos que, por su complejidad, no es eficiente tratarlos por mensajería o chat. Mejor una llamada. Y mejor aun, una videollamada.

De esta manera uno se asegura de que se ha comprendido bien y que, por tanto, se hará bien.

12) Sé comprensivo con la situación de cada compañero

No todos los compañeros comparten la misma situación de teletrabajo. Muchos tienen niños, parejas, familia y hasta mascotas.

Por lo que pueda que ocurran interrupciones inesperadas en medio de una reunión (un niño que llama a su padre, un perro que ladra). Comprensión y repesto son claves.

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