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Tu programa de facturación y contabilidad

Factura, factura proforma, presupuesto y albarán: ¿qué son y para qué sirven?

La facturación es todo un universo de conceptos que no hay que confundir. Facturas, facturas proforma, presupuestos y albaranes son documentos distintos con valor también distinto.


El mundo de la facturación está formado por distintos conceptos con diferente significado, uso y validez. Podemos destacar los siguientes:

  • Factura.
  • Factura proforma.
  • Presupuesto.
  • Albarán.

Con el programa de facturación Debitoor puedes hacer facturas, presupuestos, facturas proforma y albaranes

Qué es una factura y para qué sirve

Una factura es un documento mercantil que sirve para justificar una compraventa. Conforma el núcleo de la facturación de cualquier autónomo o empresa, ya que muchos tienen la obligación de hacer facturas por su actividad.

Las facturas son el único documento válido para la Agencia Tributaria. El autónomo o empresa ha de declarar trimestralmente el IVA de las facturas así como conservarlas al menos cuatro años (en caso de una inspección).

Cómo hacer una factura

El contenido de una plantilla de factura está regida por el reglamento de facturación. Estos son los elementos obligatorios:

  • Número de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Fecha de las operaciones (solo si no coincide con la de emisión).
  • Detalles del emisor y del cliente: Nombre y apellidos (autónomo) o razón social (sociedad), dirección y NIF.
  • Descripción del bien o servicio. Ha de incluir el precio antes de IVA así como el precio unitario.
  • Impuestos. Básicamente el tipo de IVA (y el de retención de IRPF para quien esté obligado).
  • Cuota tributaria. Es la cantidad de impuesto que se añade al importe antes de IVA.

Además de esto, puede que se deba añadir otros datos imprescindibles en una factura, como algún tipo de régimen especial (de viajes, bienes usados, etc.), una mención a la ley de IVA en caso de exención o a la facturación por el destinatario.

Las facturas pueden ser simplificadas o completas. La factura simplificada es una versión reducida de la factura completa (antes se llamaba ticket) y solo se puede expedir con autorización de la Agencia Tributaria cuando el importe es inferior de 400 euros (es frecuente en comercios, restaurantes, bares, etc.).

Dos facturas diseñadas con el programa de facturación Debitoor

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

La factura proforma es otra modalidad muy extendida entre los autónomos y empresarios. Pero ojo, conviene tener clara la diferencia esencial entre una factura y una factura proforma:

  • La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Esto quiere decir:
  • Una factura proforma no puede sustituir una factura.
  • Conclusión: no puedes cobrar un servicio usando una factura proforma. Tampoco un adelanto.

¿Para qué sirve entonces la factura proforma?

Hay negocios que la utilizan como un borrador de factura que envían a un cliente antes de facturar el servicio final. No obstante, la factura proforma es bastante común en actividades como el comercio exterior (más información en: ¿Para qué sirve una factura proforma?).

Cómo hacer una factura proforma

Los contenidos de una factura proforma son casi idénticos a los de una factura ordinaria, por lo que no hace falta que los volvamos a transcribir.

No obstante, tienes que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Ha de quedar remarcado, en el título, que es una factura proforma. Solo eso es lo que marcará la diferencia.
  • No van numeradas, aunque las puedes numerar opcionalmente para consumo interno (no existe obligación fiscal de seguir una serie numérica correlativa como en las facturas).

¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?

Cualquiera que haya ido a una tienda de electrodomésticos, reparación, reformas e instalaciones, etc., sabe qué es un presupuesto, aunque sea de forma vaga.

Un presupuesto es una oferta comercial donde se detallan los servicios o productos, ya sea de forma cerrada (con un importe final) o de forma abierta, presentando alternativas (por tanto, sin importe final).

Igual que ocurre con la factura proforma, un presupuesto no tiene ninguna validez fiscal o contable. Es únicamente un documento comercial que nunca puede sustituir a una factura para justificar una compraventa.

¿Se puede usar un presupuesto para cobrar un anticipo? La respuesta es no. El único documento válido para ello es emitir una factura.

¿Tienes que cobrar un anticipo? Averigua cómo hacerlo en nuestro blog: Cómo facturar un anticipo en una plantilla de factura.

Cómo hacer un presupuesto

El contenido de un presupuesto, al igual que el de una factura proforma, se asemeja al de una factura ordinaria. Solo se ha de tener en cuenta tres cosas:

  • Ha de constar que es un presupuesto.
  • En caso de tratarse de un presupuesto abierto, no consignar ningún precio final (lógicamente).
  • La numeración no tiene por qué seguir una serie correlativa ni ninguna formalidad dictada por ninguna normativa.

El resto, como decíamos, es igual que una factura.

¿Qué es un albarán y para qué sirve?

Un albarán es un documento que justifica la entrega de un bien o servicio (en algunos países de Latinoamérica se le conoce por nota de entrega).

Al igual que la factura proforma y el presupuesto, un albarán carece de valor fiscal y contable (al menos, en España), pero sirve como documento legal en caso de reclamaciones.

Los albaranes pueden entregarse valorados (se indican precios) o no valorados (no se indica ningún precio).

Cómo hacer un albarán

Un albarán se escribe con tinta de factura. Es decir: contiene casi los mismos elementos que una factura. Lo diferencia el nombre y, cuando no está valorado, el que no se indican ni precios ni impuestos ni descuentos.

En el albarán son importantes el número y la fecha de emisión, ya que en caso de reclamación siempre es importante tener a mano el número del albarán para que el proveedor la pueda atender.

Datos generales: El programa de facturación Debitoor permite crear facturas, facturas proforma, presupuestos y albaranes. Es sencillo e intuitivo. Comienza ahora gratis.