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Tu programa de facturación y contabilidad

Cómo hacer una factura proforma

Si te has encontrado alguna vez en la necesidad de crear una factura borrador, es posible que te hayas preguntado cómo hacerla. ¿Debe tener los mismos campos que una factura normal?

En el caso de que tengas que enviar una factura proforma a un posible cliente y todavía tienes dudas, sigue leyendo:


Qué elementos incluir en una factura proforma

Antes de empezar, es importante diferenciar la factura proforma de la factura ordinaria. En ambas se describe una operación de compraventa, pero la proforma no tiene valor fiscal: es un borrador.

Por ello mismo, el primer elemento de una factura proforma es su título. Aunque pueda parecer obvio, deberás incluir el título “factura proforma”.

A continuación deberás incluir el resto de datos. Estos son los mismos que incluirías en una factura ordinaria:

  • Fecha de factura: Cuándo emites tu proforma. Es importante ubicarla en el tiempo.
  • Datos del emisor: Como vendedor debes incluir tus datos, es decir, nombre y apellidos o nombre fiscal de la empresa, NIF o CIF y domicilio fiscal.
  • Datos del receptor: Aquí añadirás la información de tu cliente. Al igual que haces con el emisor debes introducir el nombre y apellidos o nombre de la empresa de tu cliente, su NIF o CIF y domicilio fiscal.

    Nota: Cuando hablamos de domicilio fiscal hablamos de a qué dirección va a hacer referencia la factura. 
    
    No se trata del domicilio de residencia, sino de dónde se ejerce la actividad empresarial en el caso de que factures a una empresa o autónomo. 
    
    Si es a un particular será siempre el domicilio que el particular decida.
    
  • Descripción de los productos o servios facturados en detalle: Al menos el nombre y el precio por unidad. También puedes incluir más datos relativos si lo deseas.

  • Subtotal o base imponible: La suma del importe de los productos o servicios sin IVA ni retenciones.
  • Importe de IVA y retenciones a aplicar
  • Total de la factura: El importe final a pagar con el IVA y las retenciones incluidos.

Ejemplos de cómo hacer facturas proformas en Debitoor, programa de facturación

¿Qué pasa con el número de la factura en una proforma?

Como bien leías la información a incluir en tu factura proforma es prácticamente la misma que en una factura ordinaria. Sin embargo, no llevan número de factura.

Puede que te preguntes por qué. Simple y llanamente porque las proforma no tienen valor fiscal y, por tanto, no se contabilizan.

Si las proforma no forman parte de tu contabilidad, no necesitan un número de factura.

Cómo pasar de hacer factura proforma a factura ordinaria

De este modo, como se decía anteriormente, se trata de un borrador de factura sin valor fiscal. Entonces, en este puntos querrás saber qué valor o usos tiene una proforma.

Te sirve para, entre otras cosas, declarar el valor de una mercancía en aduanas o para hacer una propuesta de negocio, especialmente en el comercio internacional.

Sin embargo, el objetivo final es transformarla en factura ordinaria. Una vez se haya cerrado la transacción y debas emitir una factura al uso deberás asegurarte de lo siguiente:

  • El título debe ser factura y no factura proforma
  • Deberás incluir un número correlativo a tus otras facturas.
  • La fecha debe estar actualizada al día de la emisión del nuevo documento
  • Si durante la oferta hiciste algún cambio en los importes o en otro elemento de la factura, es momento de añadirlo.

¿Necesitas hacer facturas proforma?

Puedes ahorrar tiempo usando plantillas de facturas. Sin embargo, la mayoría de programas de facturación incluyen la posibilidad de generar proformas y facturas ordinarias.

Por ejemplo, en Debitoor, cuando tienes que hacer facturas, selecciona la opción ‘Guardar’ para que obtener tu proforma.

CREA TU PROFORMA AHORA

Después, puedes convertirla en factura ordinaria cuando quieras clicando en ‘Terminar y ver factura’. Así, puedes tener un flujo de trabajo más rápido, sin necesidad de tener que crearla de nuevo.

Crear facturas proforma y convertirlas en facturas ordinarias es muy fácil con Debitoor.

Y si tienes cualquier duda de en qué situaciones puedes usar este tipo de factura, siempre puedes repasar este artículo sobre para qué puedes usar proformas en tu facturación.