Guía para empresas y autónomos

Tu programa de facturación y contabilidad

Cómo contabilizar una factura

Las facturas de venta y las facturas de compra se contabilizan por separado. Se debe indicar por separado la base imponible y la cantidad de impuesto.


Cuando hablamos de contabilizar facturas debemos distinguir a qué nos referimos: ¿facturas de venta? ¿facturas de compra?

La distinción es fundamental, pues según hablemos de una factura de venta o de una factura de compra deberemos contabilizarla en un sitio u otro.

Aprende a contabilizar una factura de venta y de compra

Cómo contabilizar una factura de venta

Al hacer facturas se debe registrar en el libro de facturas de ventas e ingresos en el caso de los autónomos.

Las empresas que están obligadas a llevar un contabilidad más rigurosa siguiendo las normas del Plan General Contable deben crear su respectivo asiento contable. En este deben constar desglosado los siguientes elementos de la factura:

  • La base imponible, que es, por así decirlo, el importe antes de impuestos.
  • La cuota tributaria, que es la cantidad de IVA y/o retención de IRPF que se añade a la base imponible.

Por tirar de un ejemplo sencillo: si hacemos una venta cuyo importe antes de impuestos (la base imponible) es de 1000 euros y está gravada al 21%, en el asiento contable debe constar por separado:

  • Base imponible: 1000 euros.
  • IVA: 210 euros.

Así, se crea un primer asiento contable con la fecha de la emisión de la factura y se hace constar:

  • Debe: 1210 euros Cliente (430).
  • Haber: 1000 euros Ingreso (7).
  • Haber: 219 IVA repercutido (477).

Los números entre paréntesis se corresponden al número de cuenta según el PGC.

Al cobrar la factura, se debe hacer una nueva anotación con fecha de cuando se ha cobrado:

  • Debe: 1210 euros (cuenta 572 si la recibimos por banco; 570 si lo hacemos por caja).
  • Haber: 1210 euros Cliente (430).

Cómo contabilizar una factura de compra

Cuando se trata de la factura de un proveedor, el autónomo solo debe registrarla en el libro de gastos. Ahí debe figurar lo siguiente:

  • La fecha del gasto:
  • El nombre o razón social del proveedor.
  • La base imponible del gasto.
  • La cuota tributaria de IVA y/o retención.
  • La descripción o concepto.

Las empresas que deben seguir el PGE han de elaborar algo más la operación anterior. Por seguir con nuestro ejemplo de 1210 euros (con IVA del 21% incluido):

En primer lugar, has de registrar el gasto con la fecha de cuando lo has recibido:

  • Haber: 1210 euros Proveedor (400).
  • Debe: 1000 euros Gasto (6).
  • Debe: 210 euros IVA (472).

Los números entre paréntesis, recuerda, hacen referencia a la cuenta según del PGC.

Luego, cuando el gasto se ha pagado, se debe ejecutar otro asiento con fecha del pago:

  • Debe: 1210 Proveedor (400).
  • Haber: 1210 (572 si es por pago bancario; 570 si es por caja).

¡Y ya lo tenemos!

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