Glosario de contabilidad

Suplido - ¿Qué es un suplido?

Se trata de un gasto que corresponde al cliente pero que el proveedor adelanta. Dicho gasto ha de facturarse luego sin aplicar el IVA.

En Debitoor puedes llevar tu facturación como autónomo o empresario. ¡Pruébalo ahora gratis!

Por la naturaleza de su gestión, existen determinados servicios que un proveedor adelanta y abona en nombre del cliente y que luego le factura. Se trata de los llamados gastos suplidos y están regulados en la Ley de IVA (art. 78, Tres, 3º).

Requisitos para que un gasto sea suplido

Para que un gasto sea considerado suplido, aquel ha de reunir las siguientes condiciones:

  • El gasto ha de ir a nombre y por cuenta del cliente. Esto ha de acreditarse con una factura en la que se constate que el destinatario del servicio es el cliente.
  • El pago del gasto adelantado por parte del proveedor ha de ir acompañado de un mandato expreso - verbal o escrito - por parte del cliente.
  • La cuantía efectiva de los gastos suplidos deberá ser susceptible de ser probada por cualquier medio legal.

Cómo hacer facturas con suplidos

Para hacer facturas con gastos suplidos se debe tener en cuenta lo siguiente:

  • El suplido se factura sin aplicarle el IVA ni retenciones.
  • El gasto suplido se debe sumar al total (con IVA incluido).
  • El gasto suplido no puede modificar la base imponible.
  • Una copia de la factura que acredita que el gasto está a nombre del cliente debe acompañar a la factura con suplido por si hubiera una inspección fiscal.

Obligaciones formales de los gastos suplidos

Para el proveedor, el gasto suplido no representa ningún ingreso a efectos de impuestos (IRPF o Impuesto de Sociedades) ni tampoco debe declararse su IVA (ya que el sujeto pasivo del impuesto es el cliente, no el proveedor).

De ahí la importancia - respecto al IVA - de que el suplido se sume al importe final de la factura - después de IVA - y de modo que no modifique la base imponible de la factura.

También es obligatorio llevar un libro de registro de los gastos suplidos.

Gastos suplidos y gastos reembolsables

Un gasto suplido no deben confundirse con un gasto reembolsable. Si bien ambos tipos de gastos recaen en el cliente, la diferencia estriba en que los gastos reembolsables van a nombre del proveedor y los gastos suplidos a nombre del cliente.

De esta diferencia se siguen consecuencias en su facturación: mientras el gasto reembolsable se factura como un concepto más (incluye el IVA y modifica la base imponible), el gasto suplido se factura al final sumándose al importe total y sin modificar la base imponible de la factura.

Un ejemplo de suplido sería un gasto notarial a nombre del cliente pero que en primera instancia asume su gestoría, que es la que realiza el trámite (luego esta se lo facturará al cliente).

Un ejemplo de gasto reembolsable serían gastos de actividad de un autónomo (como internet o el teléfono) que luego asume su cliente aunque no estén a su nombre.