Glosario de contabilidad

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¿Qué es la serie numérica de una factura?

Toda factura ha de ir numerada y seguir una serie ordenada, continua y sin saltos. La serie se puede cambiar al acabar el año fiscal.

Con Debitoor puedes cambiar la numeración cuando creas una factura. Debitoor le asignará automáticamente el número correlativo a las siguientes facturas.

La normativa de facturación de la Agencia Tributaria señala que todas las facturas que se emiten han de estar numeradas.

El número de factura ha de ser único, es decir, no se puede repetir en un mismo año fiscal (que, en España, coincide con el año natural, a saber, de enero a diciembre).

La Agencia Tributaria también señala que la numeración ha de seguir un orden correlativo y sin saltos, esto es, a modo de ejemplo, que no se puede pasar de la factura 3 a la 5.

Además, ha de darse una congruencia entre número de factura y fecha de emisión dentro de una misma serie. En otras palabras, que la factura número 3 no puede llevar una fecha de expedición anterior a la factura número 2.

Cómo cambiar la serie numérica en Debitoor

Cuántas series numéricas es posible tener

La Agencia Tributaria permite hacer facturas en series separadas en los siguientes supuestos:

  • Cuando se llevan a cabo distintas actividades económicas. En este sentido, es posible y obligatorio que las facturas relacionadas con cada actividad sigan una serie numérica propia.
  • Cuando el profesional o empresario emita facturas desde distintos establecimientos. En este caso, es posible establecer una serie numérica por establecimiento.
  • Cuando se emita una factura rectificativa. Esta ha de seguir una serie distinta a la serie ordinaria de facturas.

No está permitido emitir facturas con series distintas en los siguientes casos:

  • Por cliente. No se puede establecer una serie numérica por cliente.
  • Por mes. No se puede cambiar la serie numérica cada mes.

Cuándo cambiar la serie numérica

La Agencia Tributaria permite cambiar la serie numérica al cambiar el año fiscal (que, como decíamos más arriba, coincide con el año natural en países como España).

En este sentido, se puede volver a usar la misma numeración al tratarse de un año fiscal diferente. No obstante, dentro del mismo año fiscal, como advertíamos antes, no es posible repetir un mismo número de factura.

Qué serie numérica poner a la factura

La Agencia Tributaria no especifica cómo numerar las facturas ni con qué número empezar. Solo pide que se respete el criterio de correlación.

La forma más racional de establecer una serie numérica es usando como prefijo el año fiscal en curso. Por ejemplo, 170001 para la primera factura emitida en el año 2017 y así sucesivamente (170002, 170003, etc.).

Hoy en día, los programas de facturación online tienen en cuenta esta clase de criterios, por lo que el autónomo o empresario usuarios no tienen que preocuparse en que la serie siga un orden correlativo. La aplicación en cuestión se encarga de asignar el número siguiente automáticamente.