Glosario de contabilidad

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  1. Ciclo contable
  2. Factura
  3. Factura proforma

¿Qué es un programa de facturación?

Un programa de facturación es un software informático para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas.

Debitoor es un programa de facturación para autónomos y pymes. Puedes enviar facturas diseñadas a tus clientes y gestionar tu contabilidad de ingresos y gastos. ¡Pruébalo ahora gratis!

Un programa de facturación es, fundamentalmente, un software de gestión de facturas de ventas y compras, así como otros documentos acreditativos de una transacción comercial.

Características básicas de un programa de facturación

Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar documentada, tanto por motivos fiscales como contables.

El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es la factura.

Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos esenciales que dicta la normativa de facturación:

  • Número de factura.
  • Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con la de expedición).
  • Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
  • Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
  • Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que se pueda calcuar la base imponible correctamente.
  • El tipo impositvo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF)
  • La cuota tributaria.
  • Importe final.

Un programa de facturación puede incorporar, además, otros elementos en la factura para acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa:

  • Diseño de factura.
  • Firma.

El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente bello, sino también más flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar, ahora bien, sus contenidos obligatorios.

Funcionalidades de un programa de facturación

Además de la emisión de facturas, un software de facturación también permite gestionar otros elementos importantes para la facturación de un autónomo:

  • El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc.
  • Sistema OCR para reconocer y registrar automáticamente la información esencial de los documentos de gastos.
  • La lista de clientes y proveedores.
  • CRM de clientes.
  • La emisión de presupuestos y albaranes.
  • La emisión de facturas en otros idiomas.
  • La emisión de facturas multidivisa.
  • El envío de recordatorios de facturas impagadas.
  • Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas.

El objetivo con todas estas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la información relativa al negocio, pues no hay factura posible que no esté relacionada con un cliente o un proveedor, por citar un ejemplo básico.

De este modo, los softwares de facturación ofrecen una visión general de la actividad económica: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.

Programa de facturación y contabilidad

La contabilidad es un aspecto consustancial a la facturación. De ahí que todos los programas de facturación dispongan de módulos contables.

La categorización contable de los gastos es uno de ellos. Esto, junto al registro de los ingresos, permite la elaboración automática de informes contables como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias.

Estos informes ayudan a llevar un mejor control del patrimonio empresarial (balance de situación) y de los beneficios y gastos de la empresa al final del ciclo contable. Lo que, para un profesional o empresario se traduce en un mayor control del negocio, base esencial para una toma razonable de decisiones.

Programa de facturación en la nube

En los últimos años, y en aras de una mejor usabilidad, los programas de facturación más avanzados se ofrecen en la nube.

Los programas en la nube o cloud computing permiten trabajar por internet desde distintos terminales o dispositivos.

Esto ahorra al usuario tener que afrontar inconvenientes como la falta de espacio en el disco duro o actualizaciones engorrosas y sorpresas desagradables como la pérdida de información.

Programa de facturación en el móvil

La telefonía móvil, con la aparición del smartphone o teléfono inteligente, ha irrumpido como elemento importante para la gestión del negocio.

Los programas de facturación más avanzados ofrecen apps para móviles y tabletas (iOS y Android), lo que permite facturar sobre la marcha y acceder en todo momento a la información de facturación y otros datos registrados en el software de facturación.

El desarrollo de estos dispositivos, y su uso cada vez más extendido para la gestión de los negocios, obligará a los programas de facturación a adaptarse a sus condiciones, lo que convertirá a estos programas en herramientas cada vez más ágiles, rápidas y flexibles.