Glosario de contabilidad

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  1. Factura
  2. Factura electrónica
  3. Factura rectificativa

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una "factura borrador" que se envía a un comprador con los detalles que posteriormente incluirá la factura para informar de estos al cliente.

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Una factura proforma no es una factura ordinaria, sino un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio determinado.

Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador. Es decir, que las facturas proformas no forman parte de la contabilidad ni tampoco se declaran fiscalmente, pues no tienen ninguna validez de cara a Hacienda.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma?

Puedes enviar una proforma a tu cliente siempre que quieras informar de los detalles.

Las facturas proforma se utiliza a menudo para declarar el valor de las mercancías en las aduanas.

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Es, por tanto, en el comercio internacional donde más se usan. Especialmente, para los siguientes motivos:

  • Para justificar una operación que todavía no se ha consumado. Esto es, que el cliente todavía no ha recibido la mercancía y el proveedor tampoco la ha cobrado.
  • Para detallar las condiciones de la venta.
  • Como oferta comercial, especialmente cuando vendedor y comprador mantienen una relación comercial estable.
  • Como comprobante de un envío de muestras al posible comprador.

Diferencia entre hacer una factura proforma y hacer un presupuesto

Es posible encontrar la principal diferencia en la intención. Cuando se emite un presupuesto es para realizar una propuesta de precio sobre un producto o servicio en el que el cliente puede estar interesado. Sin embargo, la factura proforma conlleva conversaciones previas y un acuerdo comercial. En este caso la relación entre cliente y vendedor está más desarrollada.

Cuando tienes que hacer facturas proforma debes considerar el objetivo final, pues a lo mejor es preferible usar un presupuesto

La formalidad inherente a la factura proforma conlleva una mayor posibilidad de completar la transacción, al contrario que en el presupuesto, donde las posibilidades de que la acción no termine en venta son mayores.

Además, otra gran diferencia es la inseguridad sobre el precio en ciertos proyectos. En sectores como la construcción, la fontanería o la reparación de electrodomésticos, el presupuesto ofrece una idea aproximada del precio final. Mientras que lo más probable es que el precio de la factura proforma no varíe en ningún momento.

El envío de facturas proforma

Como has leído anteriormente, es muy común hacer facturas proforma en el comercio internacional, lo que supone en la mayoría de los casos que la relación comercial se realiza con varios kilómetros de por medio. Es por ello, que lo habitual es enviar la factura proforma y no entregarla en mano.

La mayoría de softwares de facturación tienen la opción de crear la proforma y enviarla por correo, o incluso generar un PDF que puedes descargarte y enviarla desde el medio que más te plazca.

Si tu cliente acepta tu factura proforma, puedes convertir a factura y emitirla al cliente para su pago posterior.

Cómo enviar facturas proforma con Debitoor

Con Debitoor, nuestro programa de facturación pensado para autónomos y empresarios que no se quieren complicar la vida con la facturación, puedes hacer facturas proforma en unos pocos y sencillos pasos:

  • Una vez te has abierto una cuenta, clica en la pestaña "Facturas" y, a continuacion, en el botón azul "Nueva factura".
  • Rellena todos los campos: datos del cliente, descripción del producto, precio y tipo de IVA.
  • Clica sobre "Guardar" en lugar de "Terminar y ver factura".

Una vez la has guardado, ya tienes una factura proforma que puedes enviar clicando sobre el botón "Enviar". Esta también te aparecerá en la lista de facturas proforma.

Si a pesar de todas estas facilidades, te consideras todavía una persona chapada a la antigua, puedes probar a hacer facturas proforma con nuestras plantillas de factura para Excel y Word (¡Suerte!).

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Puedes descargarte ahora nuestra plantilla para facturas proforma en Word o comenzar ahora gratis con nuestro programa de facturación online:

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