Glosario de contabilidad

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Factura - ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.

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Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una tranferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

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Quién está obligado a hacer facturas

Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.

También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.

Concretamente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:

  • Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
  • Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
  • Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
  • Para operaciones intracomunitarias.
  • Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
  • Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
  • Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

Regulación de los contenidos obligatorios de una factura

Los contenidos de una plantilla de factura están prefijados por la normativa de facturación.

Estos contenidos son de obligado cumplimiento para todo aquel que ha de emitir una factura que justifique la compraventa de un bien o servicio.

La omisión de uno de sus contenidos obligatorios puede anular la validez frente a la Agencia Tributaria, que es el organismo supervisor para que se cumpla la normativa.

Obligación de emitir una factura

Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido por las autoridades fiscales del país.

Información necesaria de una factura

Para emitir una factura se necesita incluir algunos datos básicos; obligatorios para la validez de la misma:

  • Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
  • Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
  • NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
  • Descripción del bien o servicio.
  • El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
  • Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
  • Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
  • La cuotra tributaria.
  • El importe total.
  • Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, "Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º").
  • En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
  • En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.

Tipos de factura

Básicamente, existen dos tipos de factura:

  • La factura completa.
  • La factura simplificada.

Los contenidos de la primera están expresados en el apartado anterior. Por lo que hace a la factura simplificada, los contenidos son iguales salvo en que:

  • La factura simplificada no incluye los datos del cliente y;
  • el IVA puede señalarse sin desglosar e ir incluido en el precio final. El tipo de IVA, ahora bien, se debe señalar.

Pueden emitir facturas simplificadas todos aquellos empresarios o autónomos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.

También se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes casos:

  • Cuando el importe de la factura no supera los 400 euros (IVA incluido).
  • Para emitir facturas rectificativas.
  • Por determinadas operaciones, inferiores a 3 000 euros (IVA incluido), por las que el reglamento de facturación anteriormente vigente (Real Decreto 1496/2003) permitía la expedición de tiques.

Además de estos dos tipos principales, existen otros tipos de factura que se mencionan a continuación:

  • La factura proforma, que, a diferencia de una factura ordinaria (ya sea simplificada o completa), no tiene validez fiscal.
  • La factura rectificativa, para modificar, abonar o anular una factura emitida.
  • La factura recapitulativa. Recoge en un mismo documento todas las facturas enviadas a un cliente en un periodo determinado.
  • El duplicado de factura. Tiene el mismo valor que la factura original, por lo que no debe confundirse con una copia.
  • La factura electrónica, para ventas de servicios o bienes a la Administración pública.

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