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Albarán - ¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento o nota de entrega que acompaña el envío de productos e incluye una descripción, el tipo de unidad y la cantidad de los productos incluidos en la entrega.

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Un albarán es un documento mercantil o nota de entrega que acredita la recepción del pedido o prestación del servicio entre dos partes. El albarán describe lo que contiene el envío, incluyendo detalles sobre el tipo y la cantidad de los bienes entregados.

Este documento lo elabora el emisor o proveedor, que es quien envía la mercancía. Por lo general, una vez recibida, el receptor debe firmar el albarán y quedarse con una copia.

También describe si alguno de los productos no están incluidos en el pedido inicial, por tanto, da una visión de conjunto de lo que el cliente ha pedido y lo que se ha enviado en primer lugar.

En algunos casos, el comprador firma una copia del albarán y la envía al vendedor como recibo o prueba del envío.

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Legalmente, un albarán tiene un valor distinto al de una factura, en el sentido no sólo de que, fiscalmente, no la sustituye, sino que sirve como documento legal en caso de reclamaciones.

Además, un albarán firmado le permite saber al proveedor que el pedido ha sido recibido y llevar así el control en la salida de existencias.

Para el cliente o receptor de la mercancía, el albarán es también una prueba de compra y recepción, de ahí que antes de firmarlo, se recomiendo examinar la mercancía recibida.

En caso de daño o de que no contenga todo lo que indica el albarán, se recomienda no firmarlo o, si se hace, señalar una serie de observaciones acerca del daño.

¿Tiene un albarán importancia fiscal?

En España, el albarán no tiene efectos tributarios, por lo que no puede sustituir a una factura, ni siquiera cuando el albarán es valorado (que incluye el precio).

Esto implica, entre otras cosas, que el albarán no puede usarse como documento justificativo del pago de una transacción comercial, por lo que la Agencia Tributaria no lo aceptará como fiscalmente válido.

En algunos países de Latinoamérica, donde el albarán recibe otro nombre, éste sí que puede tener valor fiscal.

Albarán o nota de entrega: distintas palabras para un mismo concepto

Albarán es una palabra de origen hispanoárabe que solo se usa en España. En el resto de países hispanohablantes, se prefiere el uso de otras palabras: remito (Argentina, Uruguay), remisión o nota de entrega (Bolivia, Paraguay), guía de despacho (Chile, Venezuela), nota de remisión (Colombia, México), envío o nota de entrega (Guatemala), despacho (República Dominicana, Cuba), guía de remisión (Perú, Ecuador), etcétera.

En algunos países el albarán también tiene efectos tributarios.

Albarán valorado y albarán sin valorar

Se habla de albarán valorado cuando la nota de entrega indica el precio de los productos y de albarán sin valorar cuando no se hace ninguna referencia a los importes.

El albarán valorado indica, por lo general, no solo el precio de los productos, sino también el tipo de IVA que se le aplica y los posibles descuentos. No suele ir acompañado de la factura.

El albarán sin valorar se entrega sin hacer ninguna referencia al precio (ni impuestos ni descuentos) y suele ir acompañado de la factura.

El uso de uno u otro documento depende de la política de facturación entre proveedor y cliente. El albarán valorado se usa cuando el periodo de facturación no coincide con la entrega de este, por ejemplo, cuando la facturación tiene lugar con posterioridad a la entrega.

Información requerida en un albarán de entrega

Aunque los albaranes son opcionales, éstos deben contener una serie de datos como requisitos para asegurar una clara comunicación entre el vendedor y el cliente que recibe la entrega. En otras palabras, cuanto más explícitos, mejor.

En España, un albarán ha de incluir la siguiente información:

  • Fecha de emisión.
  • Nombre o razón social del emisor y el receptor, NIF y domicilio.
  • Número del albarán.
  • Descripción del producto (incluye la cantidad).
  • Precio (solo si el albarán es valorado)
  • Lugar y fecha de entrega.
  • Firma del receptor.

También es recomendable que incluyas tu logo en el albarán, así el cliente podría asociarlo directamente con tu empresa. Además, puede contener la información bancaria del emisor, con el fin de asegurar que se realice el pago, en el caso de que este se produzca después de la entrega.

A veces los albaranes incluyen también una línea con el importe de la venta. A este tipo de documento se le denomina albarán valorado. En tal caso, se puede incluir las condiciones de pago.

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Cómo crear un albarán en Debitoor

El programa de facturación Debitoor también permite crear albaranes de venta para cualquier entrega que realices. El sistema adoptará el diseño de factura que tengas, pero puedes personalizarlo si lo deseas usando el diseñador, o incluso mostrar u ocultar ciertos datos. Siempre incluirá el logo de tu empresa si lo has subido previamente al programa.

Si necesitas crear un albarán, puedes probar Debitoor y después convertir el albarán en factura con un par de clics. Para ello sigue los siguientes pasos:

  • Haz clic en Presupuestos y selecciona el submenú Albarán.
  • Introduce los datos del albarán y haz clic en Guardar.
  • Cambia el diseño, color y tipo de letra clicando en Más y, a continuación, en Cambiar diseño.
  • Puedes convertirlo en factura seleccionando Más > Crear > Factura.
  • Recuerda que puedes mandar por e-mail el albarán a tu cliente clicando en Enviar.

Además, si lo necesitas en inglés u otro idioma, puedes traducir el albarán del mismo modo que lo haces con el modelo de factura.

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