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Salto en la numeración de facturas: ¿qué hacer?

Es un problema común, que ocurre con más frecuencia de la debida. También es uno de los grandes quebraderos de cabeza entre todos aquellos que deben hacer facturas.

Hablamos, en efecto, de los saltos en la numeración de las facturas. ¿Qué hacer cuando ocurre?

Saltos en la numeración de las facturas

El salto en la numeración de facturas: qué dice la normativa

El Reglamento de facturación estipula que la serie numérica de las facturas siempre debe ser correlativo.

No obstante, no señala qué hacer cuando hay un salto. ¿Hay que emitir una factura rectificativa? ¿O se puede justificar de otra forma ante la Agencia Tributaria?

Lo normal y lo excepcional: un caso práctico

Si bien la normativa de facturación no aclara cómo resolver cuando se da un salto en la numeración, la Dirección General de Tributos (DGT) sí ha dictado distintas resoluciones vinculantes al respecto.

Y es que los saltos en la numeración se dan con frecuencia entre autónomos y empresas y no siempre debido a la mala fe.

Pongamos el caso de un error informático. ¿Qué ocurre si por un error informático hay un salto en la correlación?

Esta fue la consulta de una empresa a la DGT (consulta V2517-09 de 16 de noviembre de 2009). Y esta fue la resolución del organismo tributario: si se acredita que ha habido un error informático, "cabe considerar que dicho salto no altera la citada correlación numérica".

Cómo arreglar la numeración de las facturas cuando hay saltos

Acreditar es "probar la certeza" de algo. Y se entiende que un error informático que altere la correlación de las facturas es algo excepcional (dos errores ya es sospechoso).

De hecho, en otra consulta similar con fecha posterior (la V3637-13, de 19 de febrero de 2013), la DGT admitía "excepcionalmente" dichos saltos por errores informáticos, siempre y cuando - de nuevo - se acreditara.

Por último, la DGT también advierte - en otra consulta, la V2645-16, de 14 de enero de 2016 - que un sistema informático que provoque saltos en la numeración, duplicidades o cualquier otra cosa que altere la correlación de la serie numérica debe corregirse.

Y esta frase, para evitar cualquier intento de picaresca: "el carácter excepcional de lo establecido en dicha consulta [la V2645-16] se opone a considerar como normal los saltos reiterados en la numeración de las correspondientes facturas por circunstancias reiteradas y previsibles."

Cómo arreglar los saltos en la numeración de las facturas

Un error lo puede tener cualquiera. Incluso el sistema informático. Pero dichos errores, como ya se ha reiterado antes, solo se pueden aceptar en casos excepcionales y si se demuestra que se trata de un error informático.

Un usuario que emplee un programa de facturación que, entre otras cosas, esté configurado para establecer series correlativas - como es el caso de Debitoor - difícilmente podrá demostrar ante la Agencia Tributaria que determinado salto se debió a un "error informático".

Pero una vez que hemos descubierto un salto en la numeración, ¿qué hacer? En primer lugar, acudir a tu gestor o asesor. Será él quien, de acuerdo a las circunstancias, decidirá cómo solucionarlo. Porque puede que no siempre haya que expedir una factura rectificativa. Y hablar de "error informático", si se trata por ejemplo de Debitoor, no colará.

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