Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

Cuando se trata de hacer facturas al uso, parece que todos tenemos más o menos claro qué son, cómo se utilizan y para qué. Pero cuando nos hacemos con un programa de facturación y este nos da la opción de crear albaranes, presupuestos y facturas proforma, las dudas comienzan.

En este artículo vamos a intentar arrojar un poco de luz sobre cuáles son las principales diferencias entre una factura proforma y un presupuesto.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento cuyo uso está muy extendido entre autónomos y empresarios. Esta se suele utilizar como borrador antes de emitir la factura final. Es muy común utilizar las facturas proformas para el comercio internacional.

Es obligatorio que aparezcan las palabras “factura proforma” en la misma. Es importante recordar que la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Esto quiere decir que una factura proforma no sustituye a una factura y por lo tanto, no se puede cobrar un servicio o un adelanto usando una proforma.

¿Tiene que llevar IVA la factura proforma? Aunque como ya hemos dicho una proforma no tiene valor fiscal, es recomendable incluir el IVA para que el cliente pueda ver el valor real de los bienes o servicios.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un documento u oferta (que puede ser abierta o cerrada) sobre los términos (como por ejemplo, las condiciones de pago) y el precio de un bien o un servicio.

Es bastante común que un presupuesto esté abierto a negociación con el cliente. Por norma general, las profesiones en las que el uso de presupuestos es habitual no ofrecen precios cerrados sino que se adaptan a las características y situación de cada cliente en particular.

Al igual que la factura proforma, el presupuesto no tiene ningún valor fiscal ni contable. Es por esto por lo que tampoco puedes cobrar un adelanto con un presupuesto ni cobrar un bien o servicio.

Entonces, probablemente te estés preguntando:

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

Normalmente, una factura proforma conlleva una relación comercial más desarrollada entre el cliente y el vendedor que un presupuesto. La naturaleza del presupuesto es más la de una oferta que el cliente puede aceptar o no, mientras que la factura proforma es más “cerrada”.

Es habitual que la factura final coincida con la proforma, mientras que en comparación con el presupuesto, podrá haber una mayor discrepancia en los términos o incluso en el precio final.

En el proceso de negociación del precio o de las tarifas, normalmente se envía primero un presupuesto y una vez el cliente le da el visto bueno a dicho presupuesto, se puede enviar una proforma al cliente a modo de “borrador”.

A su vez, el uso de las facturas proformas es más común en el comercio internacional, a menudo utilizadas para declarar mercancías en las aduanas. También es común que algunos clientes soliciten una factura proforma para poder pedir financiación bancaria.

Para concluir, es importante entender que un presupuesto o una proforma no pueden sustituir una factura ordinaria, ya que estos no tienen validez fiscal. Normalmente, el presupuesto se asocia a una relación comercial más abierta y la proforma con una relación más desarrollada y formal.

Escrito por Marina AzlorMarina Azlor, 15 Abril 2019