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¿Cuándo prescribe una factura impagada?

Las facturas impagadas tienen fecha de prescripción, más allá - o al margen - del plazo que la ley prescribe a empresas y profesional para pagarlas.

Son dos cuestiones distintas. Sobre la segunda, puedes leer este blogpost: La importancia de la fecha de vencimiento en tus facturas. Sobre lo primero, te informamos a continuación.

La deuda de una factura impagada prescribe a los 5 años

El plazo de prescripción de una factura impagada es de 5 años cuando se trata entre empresas o autónomos. Anteriormente, era de 15 años, pero se modificó en 2015 con la Ley 42/2015, de 5 de octubre.

Hay otro tipo de deudas, como las hipotecarias, que tienen un plazo de prescripción más amplio (20 años) y otras que tienen un plazo más restringido (4 años las dedudas con la Administración).

Aquí nos centraremos entre las más comunes: las que tienen lugar entre empresas y profesionales.

Conviene saber (importante) que la prescripción de una factura impagada no significa que el cliente ya no deba pagarla, sino que el emisor (o acreedor) pierde el derecho a reclamarla.

Cómo reclamar una factura impagada

Una factura impagada se puede reclamar. Una vez hemos agotado la vía amistosa - sí, sobre esta vía conviene hacer hincapié en primer lugar - podemos iniciar un proceso monitorio.

El proceso monitorio es la forma más ágil y rápida para reclamarla. La otra opción, más engorrosa, sería recurrir de manera ordinaria a un juzgado.

Sobre en qué consiste un proceso monitorio y cómo iniciarlo, te recomendamos consultar en nuestra Guía para autónomos y pequeñas empresas: Procedimiento monitorio por impago de facturas.

Plazo para reclamar una factura impagada

El plazo para reclamar una factura impagada se corresponde con lo que dure su prescripción - 5 años - cuando el deudor es una empresa o profesional.

Si el deudor es un particular el plazo se rebaja a 3 años y si es la Administración pública, a 4 años.

Ten en cuenta que el plazo no empieza a correr desde que la factura se emite o vence formalmente (máximo 60 días entre empresas y profesionales).

Las condiciones son las siguientes:

  • La deuda no debe haber sido reclamada formalmente.
  • El deudor no tiene que haber aceptado ni admitido la obligación de pagar la factura.

Recuperar el IVA de una factura impagada

Para recuperar el IVA de una factura impagada debes cumplir los siguientes requisitos:

  • El deudor debe ser un autónomo o empresa.
  • El IVA tiene que estar liquidado y registrado en tu contabilidad.
  • La factura debe llevar al menos 6 meses impagada.
  • Debes reclamar oficialmente el pago de la factura (a través de notario, por ejemplo).

Una vez cumplido estas condiciones, para recuperar el IVA has de seguir los siguientes pasos:

  • Emitir una factura rectificativa.
  • Reclamar judicialmente o por notario el impago.
  • Incluir la factura rectificativa en el modelo de IVA trimestral en que la has emitido.
  • Enviar copia a la Agencia Tributaria.

Más información: Recupera el IVA de una factura impagada.

Cómo cobrar una factura impagada

Si después de leer la información anterior, prefieres intentar cobrar la factura sin llegar a reclamarla por vía judicial o a través de un proceso monitorio, puedes optar por alguno de los siguientes métodos:

  • Acudir a una empresa de recobro.
  • Contratar un seguro de crédito.
  • Acudir a un notaria para enviar un requerimiento notarial.

Las tres opciones suponen un gasto y nadie te garantiza que vayas a cobrar la factura.

Carta para reclamar una factura impagada

Para reclamar una factura impagada se puede empezar por envíar un recordatorio amistoso.

Si lo que se quiere es darle un tono más formal en tono de carta, debes tener en cuenta, a la hora de redactarla, los siguientes elementos:

  • Debes mencionar el número de factura, la fecha de emisión y el importe que se reclama.
  • Debes enviarla al cliente deudor detallando sus datos fiscales (nombre o razón social, etc.).
  • Debe ir fechada y con los datos del emisor (nombre y razón social, dirección, NIF).
  • Indicar una manera de contacto y la forma de pago idónea (transferencia bancaria, etc.).
  • Otros aspectos formales de una carta: saludo, exposición del motivo de la carta, despedida y firma (y sello, si se tiene).

Para más información sobre el tema: La prescripción de una factura impagada y cómo controlarla con un programa de facturación.